ไขข้อสงสัยกระบวนการจัดซื้อคืออะไร

Jul 22, 2022

ไขข้อสงสัยกระบวนการจัดซื้อคืออะไร

ในกระบวนการจัดซื้อ เพื่อให้สามารถตรวจสอบและรองรับการจัดซื้อที่มีความถูกต้องและมีความชัดเจน และเพื่อไม่ให้เสียโอกาสต่อการดำเนินธุรกิจ จึงต้องมีระบบที่รองรับงานด้านจัดซื้อได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ โดยกระบวนการสั่งซื้อเป็นไปตามความเหมาะสม และเป็นไปตามยอดหรือปริมาณที่ต้องการ จึงจำเป็นต้องมีกระบวนการจัดซื้อที่ครบวงจร โดยครอบคลุมตั้งแต่ขั้นตอนแรกจนถึงขั้นตอนสุดท้ายเพื่อให้สามารถวิเคราะห์และตรวจสอบย้อนหลังได้อีกด้วย

กระบวนการจัดซื้อมีเอกสารที่เกี่ยวข้องต่างๆที่สำคัญและจำเป็นต้องใช้ เพื่อเป็นหลักฐานและข้อตกลงในการจัดซื้อ โดยในใบสั่งซื้อระบุว่าผู้ซื้อต้องการซื้ออะไรและต้องการรับจำนวนเท่าใด ข้อตกลงเหล่านี้ช่วยให้ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายสามารถทำธุรกรรมกันอย่างง่ายดาย กล่าวอีกอย่างคือใบสั่งซื้อเป็นประโยชน์สำหรับทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย การออกใบสั่งซื้อทำให้ธุรกิจสามารถระบุได้ว่าสินค้าและบริการใดที่ต้องการและเมื่อใดที่จำเป็นต้องใช้ ช่วยให้การดำเนินธุรกิจมีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบ นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ขายมั่นใจได้ว่าจะสามารถจัดหาสินค้าและบริการที่ร้องขอได้ก่อนที่จะดำเนินการตามข้อตกลง โดยให้เวลาผู้ซื้อในการวางแผนตามนั้น นอกจากนี้ ใบสั่งซื้อสามารถช่วยให้ผู้ซื้อและผู้ขายรักษาบันทึกที่ถูกต้องและมีรายละเอียดสำหรับการตรวจสอบและงบการเงิน

ความสำคัญเกี่ยวกับกระบวนการการจัดซื้อ

1.) สนันสนุนการดำเนินงานบริษัทเพื่อให้มีความต่อเนื่องในด้านเกี่ยวกับวัสดุและการบริการ
2.) การหาราคาที่คุ้มค่าที่สุดในการทำการจัดซื้อให้เหมาะสมกับราคาที่ต้องจ่ายไป ประกอบกับวัสดุหรือบริการที่จัดซื้อต้องมีมาตรฐานต่อการนำมาใช้งาน
3.) เก็บรักษาสินค้าหรือบริการให้มีประสิทธิภาพสูงสุดเพื่อให้คุ้มค่ากับราคาที่ต้องจ่ายและป้องกันการซื้อซ้ำ
4.) สร้างแหล่งขายสินค้าที่เชื่อถือได้ไว้เป็นแหล่งสำรองในการจัดหาวัสดุและบริการ
5.) รักษาฐานะการแข่งขันให้กับบริษัท
6.) เป็นมิตรที่ดีกับผู้ขายสินค้าเพื่อเป็นประโยชน์เกี่ยวกับการเจรจาเพื่อให้ได้ข้อตกลงที่ดีที่สุดทั้งในเรื่องของราคาและการบริการ
7.) ปรึกษากับแผนกอื่นๆในองค์กรเพื่อให้ทราบถึงสิ่งที่ต้องการเกี่ยวกับและวัสดุบริการ
8.) สร้างความมั่นใจให้กับฝ่ายจัดซื้อ โดยการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรเพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

NEXcloud ERP กับระบบการจัดซื้อ

กระบวนการจัดซื้อถือเป็นกระบวนการที่มีความซ้ำซ้อน และมีข้อกำหนดอยู่หลายอย่าง เพื่อให้กระบวนการจัดซื้อสามารถดำเนินการได้ตามตรงเป้าหมายที่กำหนด จะทำให้สามารถควบคุมงบประมาณและตรวจสอบสถานะเกี่ยวกับในขั้นตอนต่างๆได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้

  1. การจัดทำใบขอซื้อ
    เมื่อองค์กรหรือหน่วยงานมีความต้องการบอกในการจัดซื้อ จะมีเอกสารที่ใช้ในการจัดซื้อโดยแจ้งถึงจุดประสงค์ที่ต้องการซื้อ และบอกถึงความต้องการในการจัดซื้อ ว่าต้องการอะไร สินค้าหรือบริการคืออะไร โดยระบุสิ่งที่ต้องการซื้ออย่างชัดเจน หลังจากนั้นจึงจัดทำเอกสารเพื่อขออนุมัติก่อนสู่ขั้นตอนถัดไป
    NEXcloud ERP มีฟังก์ชัน PR หรือ purchase requisition ที่สามารถช่วยในเรื่องของเอกสารใบขอซื้อสินค้าที่ออกโดยบุคคลในองค์กรหรือหน่วยงาน ซึ่งมีรายละเอียดสำคัญที่ครบถ้วนเช่น แผนกที่ทำการขอซื้อ วันที่ในการขอซื้อ รายละเอียดสินค้าหรือบริการที่ต้องการซื้ออาจรวมถึงราคาเพื่อส่งให้ฝ่ายจัดซื้ออนุมัติ

    2. การจัดทำใบสั่งซื้อ
    หลังจากที่ได้เอกสารใบขอซื้อมาแล้ว แผนกจัดซื้อจะทำการตรวจสอบเกี่ยวกับรายการต่างๆ หากเอกสารผ่านการอนุมัติ ก็จะออกเอกสารให้กับผู้ขายสินค้าหรือบริการ แจ้งให้ทราบเกี่ยวกับรายละเอียดการซื้อสินค้าและบริการว่าคืออะไรรวมถึงราคาของสินค้าและบริการ และข้อตกลงเงื่อนไขต่างๆ หากเกิดปัญหาขึ้นในระหว่างขั้นตอนการจัดซื้อ
    NEXcloud ERP มีฟังก์ชัน PO หรือ purchase order ที่สามารถช่วยในเรื่องของเอกสารใบสั่งซื้อสินค้า ซึ่งเป็นเอกสารข้อตกลงหรือสัญญาเชิงพาณิชย์ ซึ่งออกโดยฝ่ายจัดซื้อขององค์กรหรือหน่วยงานนั้น โดยสามารถช่วยลดปัญหาของเลขภาษีระหว่างบริษัทผู้สั่งซื้อและบริษัทผู้สั่งขายได้ พร้อมทั้งตรวจสอบรายละเอียดและส่งให้ Supplier เพื่อสั่งซื้อสินค้าต่อไป

    3. การจัดทำใบรับสินค้า
    หากองค์กรหรือหน่วยงานได้รับสินค้าหรือบริการแล้ว จะมีใบเอกสารที่ช่วยตรวจสอบและยืนยันสินค้า ซึ่งจะต้องตรวจสอบทั้งรายการและจำนวนให้ตรงกับยอดที่กำหนด รวมถึงตรวจสอบข้อมูลในใบส่งสินค้าของผู้จำหน่ายว่าตรงกันหรือไม่
    NEXcloud ERP มีฟังก์ชัน GRPO ที่สามารถออกใบรับสินค้าเพื่อช่วยตรวจสอบสินค้าและบริการก่อนรับเข้าคลัง ทำให้สามารถช่วยบันทึกการจัดส่งของ Supplier และเปรียบเทียบกับสิ่งที่ได้รับเพื่อช่วยในการคำนวณค่าใช้จ่าย และสุดท้ายคือการลงลายมือชื่อยืนยันการรับสินค้า เพื่อเป็นหลักฐานการรับสินค้าในกระบวนการจัดซื้อ

4. การจัดทำใบส่งคืนสินค้า
ในกรณีที่สินค้าหรือบริการเกิดความเสียหายหรือมีข้อผิดพลาด เช่น คุณภาพของสินค้าหรือบริการไม่ได้ตรงตามกำหนด หรือ สินค้าชำรุดเสียหายในระหว่างขนส่ง เป็นต้น โดยจะต้องแจ้งให้ผู้ขายรับทราบและส่งสินค้ากลับคืนหลังจากตามที่ตกลงหรือข้อกำหนดต่างๆไว้
NEXcloud ERP มีฟังก์ชัน Goods Return เพื่อช่วยในขั้นตอนของการจัดทำเอกสารส่งคืนสินค้า โดยเริ่มตั้งแต่การที่องค์กรหรือหน่วยงานตรวจสอบและมั่นใจว่าสินค้าหรือบริการมีความเสียหายหรือเกิดข้อผิดพลาด จึงทำการส่งคืนสินค้า ซึ่งสามารถทำได้ง่ายโดยภายในเอกสารประกอบด้วยข้อมูลต่างๆที่เกี่ยวข้องเช่น บัญชีลูกค้า ที่อยู่ในการจัดส่ง วันที่สามารถส่งคืนสินค้า ไซซ์หรือคลังสินค้าที่ได้รับผลิตภัณฑ์ที่ส่งคืน เลขรหัสภาษี เป็นต้น

จากภาพรวมของกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดจะเห็นได้ว่ามีขั้นตอนที่ซับซ้อนและมีเอกสารสำคัญที่จำเป็นหลายอย่าง ดังนั้นในการที่จะลดความยุ่งยากและจัดทำเอกสารให้สะดวกขึ้น ระบบ NEXcloud ERP มีฟังก์ชันที่ช่วยเรื่องของการจัดซื้อให้เป็นไปอย่างง่ายดายทั้งในเรื่องของการทำเอกสาร PR หรือ purchase requisition , เอกสาร PO หรือ purchase order , เอกสาร GRPO และเอกสาร Goods Return พร้อมช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการจัดซื้อได้อย่างเป็นระบบ

NEXcloud ERP  โซลูชันบริหารธุรกิจบนคลาวด์ เป็นระบบ ERP ที่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม โดยมี SAP Business One ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์มาตรฐานระดับโลกเป็นกลไกหลักในการทำงานมีเทมเพลตธุรกิจที่สามารถเลือกแพ็กเกจได้ตามความเหมาะสมของธุรกิจ ค่าใช้จ่ายตามการใช้งานจริงในลักษณะ Subscription Model ไม่มีค่าฮาร์ดแวร์ ไม่มีค่าดูแลระบบ และไม่มีค่าอัปเดต ช่วยให้ควบคุมต้นทุนได้ ออกแบบมาเพื่อธุรกิจ SMEs โดยเฉพาะ ออกแบบ ดูแล และวางระบบธุรกิจ โดย NEXUS บริษัทที่ปรึกษาโซลูชันธุรกิจ ที่มีประสบการณ์มากกว่า 23 ปี และเชี่ยวชาญมากกว่า 10 อุตสาหกรรม

NEXcloud ERP ระบบบริหารจัดการธุรกิจบนคลาวด์ เชื่อมต่อกระบวนการทำงานของหน่วยงานต่างๆในองค์กรของคุณ ให้อยู่ภายใต้แพลตฟอร์มเดียวกันอย่างลงตัว ตอบโจทย์รูปแบบธุรกิจไทย ทั้งโปรแกรมภาษี การวางบิล การจัดการเช็ค และการทำธุรกรรมทางการเงินต่างๆ มาพร้อมชุดแบบฟอร์มเอกสารรายงาน และแดชบอร์ดวิเคราะห์ข้อมูลอัจฉริยะ ช่วยการตัดสินใจและบริหารธุรกิจของคุณ

🧑‍ สนใจระบบ ERP /ซอฟต์แวร์ธุรกิจ #ปรึกษาฟรี!

☎️ โทร :  080-070-7196
📲 Line Official Account : https://lin.ee/fopYCxl
📣 FB : NEXcloud solution ​
💻 เว็บไซต์ : https://nexcloudsolution.com/
📧 อีเมล : Mkt.th@nexus-sr.com

Nexcloud ERP Line OA
NEXcloud ERP facebook

อ่านบทความเพิ่มเติม​

4 เหตุผล ทำไม SMEs ต้องใช้  Fixed Assets Management ในองค์กร

4 เหตุผล ทำไม SMEs ต้องใช้ Fixed Assets Management ในองค์กร

คุณกำลังพบกับปัญหาการบันทึกทรัพย์สิน การตัดค่าเสื่อมราคาและการบันทึกค่าเสื่อมนั้นลงในเอกสารบัญชีและภาษีอากร ที่ทั้งยุ่งยากมีขั้นตอนเยอะและเสียเวลาหรือเปล่า วันนี้ NEXcloud ERP ได้นำบทความ “4 เหตุผล ทำไม SMEs ต้องใช้ Fixed Assets Management ในองค์กร” ซึ่งจะช่วยให้ธุกิจ...

read more
การบันทึกบัญชีรายวัน เพื่อให้ได้งบที่ถูกต้อง

การบันทึกบัญชีรายวัน เพื่อให้ได้งบที่ถูกต้อง

การจัดทำบัญชีเป็นเรื่องที่สำคัญและไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทใดก็ขาดเรื่องของการจัดทำบัญชีไม่ได้ การทำธุรกิจย่อมมีการบันทึกรายวันเพื่อแสดงให้ถึงรายรับ รายจ่ายที่เข้ามาในแต่ละวัน หรือที่เรียกกันว่า การบันทึกบัญชีรายวัน...

read more
3 E-Marketplace เชื่อมต่อแพลตฟอร์มร้านค้าออนไลน์ด้วย ERP

3 E-Marketplace เชื่อมต่อแพลตฟอร์มร้านค้าออนไลน์ด้วย ERP

ร้านค้าออนไลน์ของคุณกำลังเจอปัญหาในการจัดการหลังบ้านอยู่หรือเปล่า? เคยไหม? เมื่อร้านของคุณใหญ่ขึ้น การจัดการทั้งคลังสินค้า การดึงข้อมูลใบสั่งซื้อต่าง ๆ ก็เพิ่มพูนและซับซ้อนมากขึ้น การจัดทำใบกำกับภาษีให้ลูกค้าก็ต้องทำหลายขั้นตอน...

read more
จัดการภาษี วางแผนภาษี สรุปเนื้อหาจากงานสัมมนา “บริหารงานภาษี ติดเครื่อง SMEs ด้วย NEXcloud ERP”

จัดการภาษี วางแผนภาษี สรุปเนื้อหาจากงานสัมมนา “บริหารงานภาษี ติดเครื่อง SMEs ด้วย NEXcloud ERP”

มาแล้วสำหรับการสรุปรวบรวมการ จัดการภาษี วางแผนภาษี โดยเป็นสรุปเนื้อหาจากงานสัมมนา “บริหารงานภาษี ติดเครื่อง SMEs ด้วย NEXcloud ERP”  ไปพบกับสาระดีๆสำหรับชาว SMEs กันเลย 1. เอกสารอะไรบ้างที่ NEXcloud สามารถออก เอกสาร เพื่อช่วยในการ จัดการภาษี  หรือ จัดการ...

read more
ตอบโจทย์ทุกธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานด้วย ระบบ ERP

ตอบโจทย์ทุกธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานด้วย ระบบ ERP

ในสภาวะการตลาดที่มีการแข่งขันสูง ธุรกิจควรปรับตัวด้วยการมองหาโซลูชันหรือเทคโนโลยีต่าง ๆ เพื่อมาใช้ในการบริหารธุรกิจกันมากขึ้น เพื่อเป็นประโยชน์ต่อภาพรวมของธุรกิจคือช่วยอำนวยความสะดวกในเรื่องของการบริหารต่าง ๆ ทั้งด้านกลยุทธ์เกี่ยวกับการขาย การทำงานภายในองค์กร...

read more