เอาอยู่เรื่องหนี้ ไม่มีคงค้าง

Jul 29, 2022

เอาอยูเรื่องหนี้

ในการทำธุรกิจหากเจ้าของธุรกิจท่านใดมีปัญหาเรื่องการติดตามหนี้ เรื่องการผิดนัดชำระ หรือยอดหนี้ที่ไม่ตรงกับยอดจริง เพื่อให้สามารถติดตามและตรวจสอบสถานะหนี้ของลูกหนี้ซึ่งกระบวนการในการติดตามหนี้สินอาจมีความซับซ้อนและเป็นปัญหาต่อธุรกิจเช่นกัน จะมีวิธีการอย่างไรหรือขั้นตอนแก้ไขกระบวนการจัดการระหว่างเจ้าหนี้และลูกหนี้อย่างไรมาดูกันเลย

เจ้าหนี้การค้าคืออะไร ?

เจ้าหนี้การค้า คือ การซื้อสินค้าหรือบริการ โดยมีข้อตกลงและเงื่อนไขของการซื้อสินค้าและบริการ ซึ่งมีกำหนดเป็นระยะเวลาที่ได้ตกลงกัน ซึ่งจะทำการตกลงจ่ายเงินเพื่อชำระค่าสินค้าและบริการตามที่ตกลงกันไว้ โดยเจ้าหนี้การค้าจะถูกบันทึกไว้ในส่วนหนี้สินหมุนเวียนของกิจการ ดังนั้น เจ้าหนี้การค้าจึงเป็นหนี้สินที่ลูกหนี้กิจการต้องชำระคืนภายในระยะเวลาที่กำหนด

ความสำคัญของบัญชีเจ้าหนี้

บัญชีเจ้าหนี้มีความสำคัญอย่างมาก เนื่องจากเกี่ยวข้องกับการชำระเงินของบริษัท กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ดำเนินการโดยแผนกบัญชีซึ่งจะต้องตรวจสอบยอดชำระเงินเพื่อให้ตรงกับยอดหนี้ของบริษัทที่ที่จ่ายมา ซึ่งหมายความว่าก่อนที่จะบันทึกข้อมูลลงในใบแจ้งหนี้จะต้องมีกำหนดชำระเงินไว้ก่อนแล้วเพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบ เพื่อควบคุมงบประมาณรวมถึงการเงินของธุรกิจ ป้องกันการจ่ายหนี้ที่ไม่ถูกต้องและตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายทั้งหมดได้รับการพิจารณา และการจัดการบัญชีเจ้าหนี้ยังมีความสำคัญในการจัดการกระแสเงินสดของธุรกิจอีกด้วย

รายงานบันทึกบัญชีลูกหนี้

การบันทึกแสดงยอดคงเหลือในใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระพร้อมกับระยะเวลาที่ค้างชำระ รายงานนี้ช่วยให้ธุรกิจระบุใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่ และช่วยให้สามารถติดตามลูกค้าที่จ่ายเงินช้าได้ ซึ่งจะติดตามจากอายุของลูกหนี้เรียงตามวันครบกำหนดของแต่ละราย เพื่อประมาณค่าใช้จ่ายหนี้สูญเสียของธุรกิจ

 บริษัทจะใช้ข้อมูลในใบแจ้งหนี้ เพื่อทำการเรียกเก็บเงินสำหรับลูกค้ายังมียอดค้างชำระอยู่ ซึ่งหากไม่มีรายงานบันทึกบัญชีลูกหนี้ ก็อาจจะเป็นเรื่องที่ยากในการควบคุมกระแสเงินภายในธุรกิจ และอาจทำให้เกิดผลเสียตามมา ในกระบวนการสร้างรายงานบัญชีลูกหนี้ ต้องตรวจสอบให้แน่ใจได้ว่ามีข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับลูกค้าหนี้ เช่น สถานะการเรียกเก็บเงิน จำนวนเงินที่ค้างชำระ รวมถึงประวัติการเงินของลูกค้าแต่ละราย

AP Aging ตัวช่วยจัดการรายงานบันทึกบัญชีลูกหนี้

AP Aging  หมายถึง รายงานที่ฝ่ายบัญชีจัดทำขึ้นมาเพื่อวิเคราะห์ยอดค้างชำระของลูกหนี้แต่ละรายโดยแยกตามอายุของหนี้ และตรวจสอบเกี่ยวกับวันกำหนดชำระ และ รายการที่เกินกำหนดชำระ เป็นประโยชน์ต่อการจัดสรรเงินสดเพื่อชำระเงินให้แก่เจ้าหนี้ให้ทันตามวันที่กำหนดชำระเงิน

ข้อมูลสำคัญในการจัดทำ AR Aging

1. วันที่ขายสินค้า

ในเอกสารจะยึดข้อมูลวันที่ขายสินค้าตามวันที่ในใบแจ้งหนี้ เนื่องจากเป็นวันที่มีการส่งมอบสินค้าเกิดขึ้นแล้ว และ ลูกค้ามีหนี้ที่จะจ่ายเกิดขึ้นทันที

2. วันที่ครบกำหนดชำระ

ในการกำหนดวันชำระหนี้สามารถเช็กได้ง่ายๆจาก เครดิตเทอมของลูกค้า ซึ่งปกติแล้วจะบันทึกข้อมูลในใบแจ้งหนี้แล้ว

3. การจัดกลุ่มลูกค้าตามวันครบกำหนดชำระ

วิธีการจัดกลุ่มลูกค้าที่ค้างชำระนานสามารถแบ่งตามหมวดหมู่เป็นระยะเวลาที่เกินกำหนด เพื่อให้สามารถสะดวกต่อการเรียกเก็บยอดชำระหนี้ เช่น

กลุ่ม A = ยังไม่ถึงกำหนดชำระ

กลุ่ม B = เกินกำหนดชำระภายใน 30 วัน

กลุ่ม C = เกินกำหนด 31-60 วัน

กลุ่ม D = เกินกำหนด 61-90 วัน

กลุ่ม E = เกินกำหนด 91 วันขึ้นไปในกระบวนการจัดการรายงานบันทึกบัญชีลูกหนี้

สำหรับระบบ NEXcloud ERP มีฟังก์ชัน AR Aging ซึ่งเป็นฟังก์ชันที่สามารถช่วยจัดการรายงานการบันทึกเจ้าหนี้ได้อย่างครบถ้วน และความสำคัญของ AR Aging ในการบันทึกบัญชีลูกหนี้มีดังนี้

1. ใช้เพื่อตรวจสอบว่าลูกค้าบางรายมีความเสี่ยงด้านเครดิตหรือไม่ ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้บริษัทตัดสินใจว่าควรดำเนินธุรกิจต่อกับลูกค้าที่ชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ช้าหรือเป็นประจำหรือไม่
2. เป็นประโยชน์ในการจัดทำงบการเงินของบริษัท เนื่องจากสามารถใช้เป็นตัวชี้วัดในการคำนวณงบกระแสเงินสดภายในบริษัท
3. รายงานบันทึกบัญชีลูกหนี้ มีความสำคัญในการพัฒนากลยุทธ์ขององค์กร โดยองค์กรจะใช้ข้อมูลจากรายงานบันทึกบัญชีลูกหนี้เพื่อพิจารณาว่ามีปัญหาใดที่เกิดขึ้นบ้าง เพื่อเปลี่ยนกลยุทธ์ในการบริหารจัดการเรื่องบัญชีต่อไป
4. รายงานบันทึกบัญชีลูกหนี้ ช่วยวิเคราะห์บัญชีลูกหนี้แต่ละรายที่บริษัทเป็นหนี้ เพื่อให้ทราบถึงข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าที่มียอดการค้างชำระ ซึ่งอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงทางธุรกิจ


NEXcloud ERP  โซลูชันบริหารธุรกิจบนคลาวด์ เป็นระบบ ERP ที่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม โดยมี SAP Business One ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์มาตรฐานระดับโลกเป็นกลไกหลักในการทำงานมีเทมเพลตธุรกิจที่สามารถเลือกแพ็กเกจได้ตามความเหมาะสมของธุรกิจ ค่าใช้จ่ายตามการใช้งานจริงในลักษณะ Subscription Model ไม่มีค่าฮาร์ดแวร์ ไม่มีค่าดูแลระบบ และไม่มีค่าอัปเกรด ช่วยให้ควบคุมต้นทุนได้ ออกแบบมาเพื่อธุรกิจ SMEs โดยเฉพาะ ออกแบบ ดูแล และวางระบบธุรกิจ โดย NEXUS บริษัทที่ปรึกษาโซลูชันธุรกิจ ที่มีประสบการณ์มากกว่า 23 ปี และเชี่ยวชาญมากกว่า 10 อุตสาหกรรม

 

NEXcloud ERP ระบบบริหารจัดการธุรกิจบนคลาวด์ เชื่อมต่อกระบวนการทำงานของหน่วยงานต่างๆในองค์กรของคุณ ให้อยู่ภายใต้แพลตฟอร์มเดียวกันอย่างลงตัว ตอบโจทย์รูปแบบธุรกิจไทย ทั้งโปรแกรมภาษี การวางบิล การจัดการเช็ค และการทำธุรกรรมทางการเงินต่างๆ มาพร้อมชุดแบบฟอร์มเอกสารรายงาน และแดชบอร์ดวิเคราะห์ข้อมูลอัจฉริยะ ช่วยการตัดสินใจและบริหารธุรกิจของคุณ

🧑‍ สนใจระบบ ERP /ซอฟต์แวร์ธุรกิจ #ปรึกษาฟรี!

☎️ โทร :  080-070-7196
📲 Line Official Account : https://lin.ee/fopYCxl
📣 FB : NEXcloud solution ​
💻 เว็บไซต์ : https://nexcloudsolution.com/
📧 อีเมล : Mkt.th@nexus-sr.com

Nexcloud ERP Line OA
NEXcloud ERP facebook

อ่านบทความเพิ่มเติม​

4 เหตุผล ทำไม SMEs ต้องใช้  Fixed Assets Management ในองค์กร

4 เหตุผล ทำไม SMEs ต้องใช้ Fixed Assets Management ในองค์กร

คุณกำลังพบกับปัญหาการบันทึกทรัพย์สิน การตัดค่าเสื่อมราคาและการบันทึกค่าเสื่อมนั้นลงในเอกสารบัญชีและภาษีอากร ที่ทั้งยุ่งยากมีขั้นตอนเยอะและเสียเวลาหรือเปล่า วันนี้ NEXcloud ERP ได้นำบทความ “4 เหตุผล ทำไม SMEs ต้องใช้ Fixed Assets Management ในองค์กร” ซึ่งจะช่วยให้ธุกิจ...

read more
การบันทึกบัญชีรายวัน เพื่อให้ได้งบที่ถูกต้อง

การบันทึกบัญชีรายวัน เพื่อให้ได้งบที่ถูกต้อง

การจัดทำบัญชีเป็นเรื่องที่สำคัญและไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทใดก็ขาดเรื่องของการจัดทำบัญชีไม่ได้ การทำธุรกิจย่อมมีการบันทึกรายวันเพื่อแสดงให้ถึงรายรับ รายจ่ายที่เข้ามาในแต่ละวัน หรือที่เรียกกันว่า การบันทึกบัญชีรายวัน...

read more
3 E-Marketplace เชื่อมต่อแพลตฟอร์มร้านค้าออนไลน์ด้วย ERP

3 E-Marketplace เชื่อมต่อแพลตฟอร์มร้านค้าออนไลน์ด้วย ERP

ร้านค้าออนไลน์ของคุณกำลังเจอปัญหาในการจัดการหลังบ้านอยู่หรือเปล่า? เคยไหม? เมื่อร้านของคุณใหญ่ขึ้น การจัดการทั้งคลังสินค้า การดึงข้อมูลใบสั่งซื้อต่าง ๆ ก็เพิ่มพูนและซับซ้อนมากขึ้น การจัดทำใบกำกับภาษีให้ลูกค้าก็ต้องทำหลายขั้นตอน...

read more
จัดการภาษี วางแผนภาษี สรุปเนื้อหาจากงานสัมมนา “บริหารงานภาษี ติดเครื่อง SMEs ด้วย NEXcloud ERP”

จัดการภาษี วางแผนภาษี สรุปเนื้อหาจากงานสัมมนา “บริหารงานภาษี ติดเครื่อง SMEs ด้วย NEXcloud ERP”

มาแล้วสำหรับการสรุปรวบรวมการ จัดการภาษี วางแผนภาษี โดยเป็นสรุปเนื้อหาจากงานสัมมนา “บริหารงานภาษี ติดเครื่อง SMEs ด้วย NEXcloud ERP”  ไปพบกับสาระดีๆสำหรับชาว SMEs กันเลย 1. เอกสารอะไรบ้างที่ NEXcloud สามารถออก เอกสาร เพื่อช่วยในการ จัดการภาษี  หรือ จัดการ...

read more
ตอบโจทย์ทุกธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานด้วย ระบบ ERP

ตอบโจทย์ทุกธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานด้วย ระบบ ERP

ในสภาวะการตลาดที่มีการแข่งขันสูง ธุรกิจควรปรับตัวด้วยการมองหาโซลูชันหรือเทคโนโลยีต่าง ๆ เพื่อมาใช้ในการบริหารธุรกิจกันมากขึ้น เพื่อเป็นประโยชน์ต่อภาพรวมของธุรกิจคือช่วยอำนวยความสะดวกในเรื่องของการบริหารต่าง ๆ ทั้งด้านกลยุทธ์เกี่ยวกับการขาย การทำงานภายในองค์กร...

read more