ในการทำธุรกิจหากเจ้าของธุรกิจท่านใดมีปัญหาเรื่องการติดตามหนี้ เรื่องการผิดนัดชำระ หรือยอดหนี้ที่ไม่ตรงกับยอดจริง เพื่อให้สามารถติดตามและตรวจสอบสถานะหนี้ของลูกหนี้ซึ่งกระบวนการในการติดตามหนี้สินอาจมีความซับซ้อนและเป็นปัญหาต่อธุรกิจเช่นกัน จะมีวิธีการอย่างไรหรือขั้นตอนแก้ไขกระบวนการจัดการระหว่างเจ้าหนี้และลูกหนี้อย่างไรมาดูกันเลย

เจ้าหนี้การค้า คือ การซื้อสินค้าหรือบริการ โดยมีข้อตกลงและเงื่อนไขของการซื้อสินค้าและบริการ ซึ่งมีกำหนดเป็นระยะเวลาที่ได้ตกลงกัน ซึ่งจะทำการตกลงจ่ายเงินเพื่อชำระค่าสินค้าและบริการตามที่ตกลงกันไว้ โดยเจ้าหนี้การค้าจะถูกบันทึกไว้ในส่วนหนี้สินหมุนเวียนของกิจการ ดังนั้น เจ้าหนี้การค้าจึงเป็นหนี้สินที่ลูกหนี้กิจการต้องชำระคืนภายในระยะเวลาที่กำหนด

บัญชีเจ้าหนี้ มีความสำคัญอย่างมาก เนื่องจากเกี่ยวข้องกับการชำระเงินของบริษัท กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ดำเนินการโดยแผนกบัญชีซึ่งจะต้องตรวจสอบยอดชำระเงินเพื่อให้ตรงกับยอดหนี้ของบริษัทที่ที่จ่ายมา ซึ่งหมายความว่าก่อนที่จะบันทึกข้อมูลลงในใบแจ้งหนี้จะต้องมีกำหนดชำระเงินไว้ก่อนแล้วเพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบ เพื่อควบคุมงบประมาณรวมถึงการเงินของธุรกิจ ป้องกันการจ่ายหนี้ที่ไม่ถูกต้องและตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายทั้งหมดได้รับการพิจารณา และการจัดการบัญชีเจ้าหนี้ยังมีความสำคัญในการจัดการกระแสเงินสดของธุรกิจอีกด้วย

การบันทึกแสดงยอดคงเหลือในใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระพร้อมกับระยะเวลาที่ค้างชำระ รายงานนี้ช่วยให้ธุรกิจระบุใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่ และช่วยให้สามารถติดตามลูกค้าที่จ่ายเงินช้าได้ ซึ่งจะติดตามจากอายุของลูกหนี้เรียงตามวันครบกำหนดของแต่ละราย เพื่อประมาณค่าใช้จ่ายหนี้สูญเสียของธุรกิจ

 บริษัทจะใช้ข้อมูลในใบแจ้งหนี้ เพื่อทำการเรียกเก็บเงินสำหรับลูกค้ายังมียอดค้างชำระอยู่ ซึ่งหากไม่มีรายงานบันทึกบัญชีลูกหนี้ ก็อาจจะเป็นเรื่องที่ยากในการควบคุมกระแสเงินภายในธุรกิจ และอาจทำให้เกิดผลเสียตามมา ในกระบวนการสร้างรายงานบัญชีลูกหนี้ ต้องตรวจสอบให้แน่ใจได้ว่ามีข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับลูกค้าหนี้ เช่น สถานะการเรียกเก็บเงิน จำนวนเงินที่ค้างชำระ รวมถึงประวัติการเงินของลูกค้าแต่ละราย

AP Aging  หมายถึง รายงานที่ฝ่ายบัญชีจัดทำขึ้นมาเพื่อวิเคราะห์ยอดค้างชำระของลูกหนี้แต่ละรายโดยแยกตามอายุของหนี้ และตรวจสอบเกี่ยวกับวันกำหนดชำระ และ รายการที่เกินกำหนดชำระ เป็นประโยชน์ต่อการจัดสรรเงินสดเพื่อชำระเงินให้แก่เจ้าหนี้ให้ทันตามวันที่กำหนดชำระเงิน

ข้อมูลสำคัญในการจัดทำ AR Aging

1. วันที่ขายสินค้า

ในเอกสารจะยึดข้อมูลวันที่ขายสินค้าตามวันที่ในใบแจ้งหนี้ เนื่องจากเป็นวันที่มีการส่งมอบสินค้าเกิดขึ้นแล้ว และ ลูกค้ามีหนี้ที่จะจ่ายเกิดขึ้นทันที

2. วันที่ครบกำหนดชำระ

ในการกำหนดวันชำระหนี้สามารถเช็กได้ง่ายๆจาก เครดิตเทอมของลูกค้า ซึ่งปกติแล้วจะบันทึกข้อมูลในใบแจ้งหนี้แล้ว

3. การจัดกลุ่มลูกค้าตามวันครบกำหนดชำระ

วิธีการจัดกลุ่มลูกค้าที่ค้างชำระนานสามารถแบ่งตามหมวดหมู่เป็นระยะเวลาที่เกินกำหนด เพื่อให้สามารถสะดวกต่อการเรียกเก็บยอดชำระหนี้ เช่น

กลุ่ม A = ยังไม่ถึงกำหนดชำระ

กลุ่ม B = เกินกำหนดชำระภายใน 30 วัน

กลุ่ม C = เกินกำหนด 31-60 วัน

กลุ่ม D = เกินกำหนด 61-90 วัน

กลุ่ม E = เกินกำหนด 91 วันขึ้นไปในกระบวนการจัดการรายงานบันทึกบัญชีลูกหนี้

สำหรับระบบ NEXcloud ERP มีฟังก์ชัน AR Aging ซึ่งเป็นฟังก์ชันที่สามารถช่วยจัดการรายงานการบันทึกเจ้าหนี้ได้อย่างครบถ้วน และความสำคัญของ AR Aging ในการบันทึกบัญชีลูกหนี้มีดังนี้

1. ใช้เพื่อตรวจสอบว่าลูกค้าบางรายมีความเสี่ยงด้านเครดิตหรือไม่ ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้บริษัทตัดสินใจว่าควรดำเนินธุรกิจต่อกับลูกค้าที่ชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ช้าหรือเป็นประจำหรือไม่
2. เป็นประโยชน์ในการจัดทำงบการเงินของบริษัท เนื่องจากสามารถใช้เป็นตัวชี้วัดในการคำนวณงบกระแสเงินสดภายในบริษัท
3. รายงานบันทึกบัญชีลูกหนี้ มีความสำคัญในการพัฒนากลยุทธ์ขององค์กร โดยองค์กรจะใช้ข้อมูลจากรายงานบันทึกบัญชีลูกหนี้เพื่อพิจารณาว่ามีปัญหาใดที่เกิดขึ้นบ้าง เพื่อเปลี่ยนกลยุทธ์ในการบริหารจัดการเรื่องบัญชีต่อไป
4. รายงานบันทึกบัญชีลูกหนี้ ช่วยวิเคราะห์บัญชีลูกหนี้แต่ละรายที่บริษัทเป็นหนี้ เพื่อให้ทราบถึงข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าที่มียอดการค้างชำระ ซึ่งอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงทางธุรกิจ

NEXcloud ERP  โซลูชันบริหารธุรกิจบนคลาวด์ เป็นระบบ ERP ที่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม โดยมี SAP Business One ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์มาตรฐานระดับโลกเป็นกลไกหลักในการทำงานมีเทมเพลตธุรกิจที่สามารถเลือกแพ็กเกจได้ตามความเหมาะสมของธุรกิจ ค่าใช้จ่ายตามการใช้งานจริงในลักษณะ Subscription Model ไม่มีค่าฮาร์ดแวร์ ไม่มีค่าดูแลระบบ และไม่มีค่าอัปเกรด ช่วยให้ควบคุมต้นทุนได้ ออกแบบมาเพื่อธุรกิจ SMEs โดยเฉพาะ ออกแบบ ดูแล และวางระบบธุรกิจ โดย NEXUS บริษัทที่ปรึกษาโซลูชันธุรกิจ ที่มีประสบการณ์มากกว่า 23 ปี และเชี่ยวชาญมากกว่า 10 อุตสาหกรรม

NEXcloud ERP ระบบบริหารจัดการธุรกิจบนคลาวด์ เชื่อมต่อกระบวนการทำงานของหน่วยงานต่างๆในองค์กรของคุณ ให้อยู่ภายใต้แพลตฟอร์มเดียวกันอย่างลงตัว ตอบโจทย์รูปแบบธุรกิจไทย ทั้งโปรแกรมภาษี การวางบิล การจัดการเช็ค และการทำธุรกรรมทางการเงินต่างๆ มาพร้อมชุดแบบฟอร์มเอกสารรายงาน และแดชบอร์ดวิเคราะห์ข้อมูลอัจฉริยะ ช่วยการตัดสินใจและบริหารธุรกิจของคุณ

ลงทะเบียนทดลองใช้งานระบบ NEXcloud ERP 15 วัน