เช็กลิสต์ 6 ข้อ ก่อนตัดสินใจ บริษัทควรเลือกอะไร ระหว่าง โปรแกรมบัญชี หรือ ระบบ ERP บัญชี
จากบทความที่ผ่านมา ได้อธิบายถึงความแตกต่างระหว่าง ระบบ ERP บัญชี และ โปรแกรมบัญชี (ERP บัญชี กับ โปรแกรมบัญชี ต่างกันอย่างไร) ได้เห็นถึงความสามารถของระบบ ERP ที่ช่วยเชื่อมโยงระบบต่างๆ ภายในองค์กรให้เป็นหนึ่งเดียวกัน ทำงานภายใต้ฐานข้อมูลเดียวกันได้อย่างเป็นระบบ พร้อมทั้งสามารถเก็บข้อมูล สามารถนำไปวิเคราะห์ข้อมูลในด้านต่างๆ เพื่อนำไปวางแผน และตัดสินใจได้ในอนาคต เป็นระบบที่ช่วยเบาแรงผู้บริหารในการบริหารธุรกิจและจัดการทรัพยากรอย่างมาก
สำหรับใครที่เริ่มสนใจ ระบบ ERP บัญชี อยากนำมาใช้ในองค์กร แต่ยังมีความลังเลและความสงสัยว่า จริงๆ เนื่องจากเดิมบริษัทมีโปรแกรมบัญชีอยู่แล้ว หากลงทุนนำระบบ ERP มาใช้ในองค์กร จะคุ้มค่าในการลงทุนหรือไม่ บริษัทจำเป็นต้องใช้ระบบ ERP จริงๆ หรือเปล่า วันนี้ nexcloud ERP จะพาคุณไปหาคำตอบ
เช็คลิสต์ 6 ข้อ บริษัทคุณจะใช้โปรแกรมบัญชีต่อไป หรือ ควรเปลี่ยนไปใช้ ระบบ ERP บัญชี ได้แล้ว
1.ขนาดขององค์กร – แน่นอนว่าหากองค์กรมีขนาดเล็กมาก ยังไม่มีความซับซ้อนในการดำเนินงาน เอกสารที่ต้องจัดการมีไม่มาก การใช้โปรแกรมบัญชีก็เพียงพอต่อการใช้งาน แต่หากองค์กรของคุณที่มีขนาดปานกลาง – ขนาดใหญ่ มีข้อมูล เอกสาร จำนวนมาก มีความซับซ้อนมากขึ้น หรือ ฝ่ายบัญชีต้องทำงานร่วมกับฝ่ายอื่นๆ เช่นคลังสินค้า ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ ในกรณีนี้ระบบ ERP บัญชี จะช่วยให้ทำงานได้ง่ายมากกว่า ทั้งยังช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน ประหยัดเวลา ช่วยเชื่อมต่อการทำงานร่วมกัน ได้ลื่นไหลและมีประสิทธิภาพสูงสุด
2. การเข้าถึงข้อมูล – องค์กรที่มีผู้ใช้ระบบหลายคนจึงต้องคำนึงถึงความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ เช่น ความผิดพลาดของมนุษย์ (Human Error) ทั้งเจตนาและไม่เจตนา การเข้าถึงสิทธิ์และการจัดการข้อมูล เช่น ลบ แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูล เปลี่ยนข้อมูลเพื่อเหตุผลบางประการ หากระบบไม่สามารถติดตาม และดูบันทึกการกระทำย้อนหลังได้ ย่อมเกิดผลเสียต่อองค์กร ซึ่งระบบ ERP จะสามารถติดตามได้ว่า มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลเมื่อไหร่ โดยใคร และยังกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้อีกด้วย
3. ความปลอดภัยของข้อมูล – องค์กรที่มีข้อมูลคู่ค้า/ข้อมูลการเงินที่สำคัญ ต้องคำนึงถึงความปลอดภัยในการเก็บข้อมูล โปรแกรมบัญชีอาจมีความปลอดภัยที่มากกว่าการใช้โปรแกรม Excel แต่ก็ยังมีโอกาสที่เซิร์ฟเวอร์จะล่มหรือโดนไวรัสเข้าถึงได้ง่าย ระบบ ERP บัญชี ที่ดี จะเก็บข้อมูลไว้ใน Database ที่มีความปลอดภัยสูง มีการสำรองข้อมูลไว้ในระบบคลาวด์ แม้เกิดเหตุการณ์ไฟตก ไฟดับ ข้อมูลก็ยังคงปลอดภัย ที่สำคัญผู้ใช้ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงกลไกของระบบได้เอง
4. รองรับการทำงานแบบ WFH – ปัญหาหลักของฝ่ายบัญชี การเงิน คือต้องทำงานกับกองเอกสารและโปรแกรมที่ติดอยู่ในเครื่อง Server เท่านั้น ไม่ยืดหยุ่นกับสถานการณ์ ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ เมื่อเกิดสถานการณ์การระบาดของโควิด-19 ที่มีความจำเป็นต้อง Work from home องค์กรที่ใช้ระบบที่ติดกับเครื่อง ก็จะเกิดความยุ่งยากในการจัดการ
ซึ่งหากองค์กรที่ต้องการการทำงานแบบยืดหยุ่น รับสถานการณ์ที่ไม่แน่นอนในอนาคตและต้องการลดการใช้เอกสาร ระบบ ERP บัญชี จะตอบโจทย์มากกว่า เนื่องจากสามารถทำงานผ่านระบบคลาวด์ เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต ก็สามารถจัดการกับข้อมูล เอกสารได้ สามารถใช้งานได้ทั้งบนเบราว์เซอร์ แท็บเล็ตและโทรศัพท์มือถือ
5. ต้องใช้การวิเคราะห์รายงาน – องค์กรที่มีความจำเป็นต้องใช้ข้อมูลเพื่อนำไปวิเคราะห์ ตัดสินใจ หรือวัดผลการดำเนินงาน จำเป็นต้องมีข้อมูลรายงานในมือ หากใช้โปรแกรมบัญชี ข้อมูลรายงานอาจจะต้องใช้เวลาในการส่งออกข้อมูล และต้องใช้ความเข้าใจในการใช้ข้อมูลนั้นๆ แต่หากองค์กรใช้ ระบบ ERP บัญชี จะเห็นข้อมูลที่สรุปเป็นแผนภาพ กราฟ แสดงในหน้าแดชบอร์ด แบบเรียลไทม์ เช่น ยอดขาย รายได้ Top 5 สินค้าที่ขายดีที่สุด เป็นต้น ง่ายต่อการวิเคราะห์ ไม่ต้องรอรายงานสิ้นเดือน หรือจะส่งออกเป็นรายงานเอกสารก็ได้ และยังเป็นการวัดผล KPI การทำงานของฝ่ายต่าง ๆ ได้อีกด้วย
6. การเติบโตขององค์กร – หากคุณต้องการที่จะขยายธุรกิจ มีแผนที่จะเติบโตในอนาคต ระบบ ERP จะตอบโจทย์มากกว่าโปรแกรมบัญชีทั่วๆ ไป เนื่องจากระบบ ERP ช่วยจัดการข้อมูล/เอกสาร ที่มีจำนวนมากและมีความซับซ้อนได้ดีและรวดเร็ว ข้อมูลมีความถูกต้อง แม่นยำ และมี Data ให้ผู้บริหารนำไปวิเคราะห์ต่อได้ สนับสนุนให้ธุรกิจเติบโตได้ปเร็วและมีประสิทธิภาพ
ซึ่งในข้อสุดท้ายนี้อาจจะต้องคำนึงถึงคุณภาพและความยืดหยุ่นของระบบ ERP ด้วยว่า สามารถรองรับการเติบโตในอนาคตได้หรือไม่ เช่น ณ ขณะที่ลงทุนซื้อ ระบบ ERP บัญชี บริษัทโฟกัสที่ระบบบัญชีการเงินและการขายเป็นหลัก แต่หากในอนาคตมีความต้องการในเรื่องของการผลิต (MRP) เกิดขึ้น หรือบริหารจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ระบบ ERP ที่เลือกไว้ สามารถ add-on หรือขยายไปใช้ฟังก์ชันเหล่านั้นได้หรือไม่
nexcloud ERP เป็นระบบ ERP ที่มาพร้อมเทมเพลทธุรกิจแบบสำเร็จรูป ทำให้ขึ้นระบบได้รวดเร็ว มีฟังก์ชันการทำงานที่รองรับหลากหลายอุตสาหกรรม ตั้งแต่งานบัญชี การเงิน ไปจนถึงการผลิต และสามารถรองรับการเติบโตของธุรกิจในอนาคต ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์มาตรฐานระดับโลก SAP Business One ขยายศักยภาพระบบไปพร้อมกับธุรกิจ เหมาะกับธุรกิจ SMEs ไทยเพราะมาพร้อม รองรับการจัดทำรายงานภาษีถูกต้องตามหลักกรมสรรพากรอย่างถูกต้องและครบถ้วน
#nexcloud ERP เพื่อนแท้ SMEs ที่เข้าถึงง่าย โดยทีมผู้เชี่ยวชาญระดับมืออาชีพ
ลงทะเบียนทดลองใช้งานระบบ NEXcloud ERP 15 วัน
สนใจวางระบบ ERP ค้าปลีก ค้าส่ง /ซอฟต์แวร์ธุรกิจ ปรึกษาฟรี!
☎️ โทร : 0800707196
📲 Line Official Account : @NEXcloudERP
📣 FB : NEXcloud solution
💻 เว็บไซต์ : https://nexcloudsolution.com
📧 อีเมล : Mkt.th@nexus-sr.com
