ERP บัญชี กับ โปรแกรมบัญชี ต่างกันอย่างไร

Jun 14, 2021

ERP บัญชี กับ โปรแกรม บัญชี ต่างกันยังไง ความแตกต่าง ข้อดี เลือกใช้อะไรดี

หลาย ๆ คน อาจจะสงสัยว่า ERP บัญชี กับ โปรมแกรมบัญชี ต่างกันอย่างไร หรือมีความเข้าใจว่า โปรแกรมบัญชีที่ใช้อยู่ทั่ว ๆ ไปก็คือ ERP นั่นแหละ เพราะมีการใช้โปรแกรมหน้าตาคล้าย ๆ กัน และจุดประสงค์ก็เพื่อใช้ในงานบัญชีเหมือนกัน ซึ่งจริง ๆ แล้ว ERP บัญชี ต่างกับโปรแกรมบัญชีอยู่หลายจุด และ ERP ทำอะไรได้มากกว่าแค่งานบัญชีอีกด้วย อ่านมาถึงตรงนี้อาจจะเกิดคำถามว่า ทำไมโปรแกรมที่ใช้สำหรับบัญชี ต้องทำได้มากกว่างานบัญชี? วันนี้ nexcloud ERP มีคำตอบให้คุณ

ก่อนไปรู้จัก ERP บัญชี มาทำความรู้จักตัว ERP กันก่อน

ERP คืออะไร? ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning แปลตรง ๆ ก็คือ การบริหารทรัพยากรขององค์กร ซึ่งระบบ ERP นั้นมีจุดประสงค์เพื่อวางแผนและบริหารทรัพยากรภายในองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เป็นซอฟต์แวร์บริหารจัดการธุรกิจที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์เชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการทั้งหมดที่เกิดขึ้นในองค์กร ไม่ว่าฝ่ายไหนทำอะไร ข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ที่เดียวกัน ช่วยให้ทุกฝ่าย ตั้งแต่ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ รวมถึงฝ่ายบัญชี และฝ่ายอื่นๆ ในองค์กร สามารถทำงานร่วมกันได้ภายใต้ระบบเดียว โดยข้อมูลต่าง ๆ สามารถเรียกดูได้แบบเรียลไทม์และสามารถสรุปข้อมูลแสดงผลเป็นกราฟ ช่วยให้เห็นภาพรวมขององค์กรได้ง่าย นอกจากนี้ ERP ยังมีความสามารถในการช่วยวางแผนสำหรับอนาคตได้อีกด้วย เป็นตัวช่วยสำคัญสำหรับผู้บริหารในยุคปัจจุบัน

โปรแกรมบัญชี คืออะไร?

โปรแกรมบัญชี เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่เน้นงานบัญชีโดยเฉพาะ เช่น ลงบันทึกบัญชี ทำงบการเงิน บันทึกรายรับ-รายจ่าย ดูแลเรื่องเจ้าหนี้ลูกหนี้ รายงานภาษีต่าง ๆ เป็นต้น ซึ่งจะมีขนาดเล็กกว่า ERP ไม่ครอบคลุมงานฝ่ายอื่น

ERP กับ โปรแกรมบัญชีต่างกันอย่างไร?

โดยทั่วไป การบันทึกบัญชีในโปรแกรมบัญชีมักจะทำเป็นขั้นตอนสุดท้าย หลังจากกระบวนการต่างๆ ผ่านไปแล้ว เช่น การขาย การจ่าย จัดซื้อ การรับเงินเข้า-ออก เป็นต้น ซึ่งแต่ละฝ่ายจะบันทึกและส่งข้อมูลมาให้ฝ่ายบัญชีเพื่อบันทึกบัญชีอีกทีหนึ่ง อาจทำให้ข้อมูลตกหล่น คลาดเคลื่อน ข้อมูลไม่ถูกต้องสมบูรณ์ โดยส่วนมากจะเก็บข้อมูลเป็นเดือน ๆ ถึงจะสรุปบัญชี ทำให้ข้อมูลไม่เป็นปัจจุบัน ไม่ทราบผลกำไร ขาดทุน ทำให้เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารไม่เห็นสถานะปัจจุบันขององค์กรว่ากำลังไปในทิศทางใด เรียกดูข้อมูลยาก ต้องตามจากหลายฝ่าย และอาจทำให้ตัดสินใจผิดพลาดจากข้อมูลที่ไม่ถูกต้องและไม่เป็นปัจจุบัน

ในขณะที่ ERP คือระบบใหญ่ ที่รวมหลายๆ โมดูล ครอบคลุมการทำงานในองค์กร เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายคลัง ฝ่ายผลิต ซึ่งฝ่ายบัญชี ก็เป็นหนึ่งในโมดูลของ ERP เช่นเดียวกัน ERP จะเป็นตัวเชื่อมต่อข้อมูลฝ่ายอื่น ๆ กับฝ่ายบัญชีแบบเรียลไทม์ ไม่ต้องรวบรวมเอกสารมาส่งฝ่ายบัญชี ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน ทำให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ไม่ตกหล่น

ระบบ ERP บัญชี ต่างกับโปรแกรมบัญชี อย่างไร ERP บัญชี คืออะไร

องค์กรควรเลือกใช้อะไร ระหว่าง ERP บัญชี กับ โปรแกรมบัญชี?

แม้ว่า ERP จะเป็นระบบที่มีมาตรฐาน มีประสิทธิภาพสูง แต่เมื่อเทียบด้านต้นทุน ก็ยังถือว่าสูงกว่าโปรแกรมบัญชีทั่ว ๆ ไป ทำให้หลาย ๆ องค์กรยังเลือกใช้โปรแกรมบัญชีต่อไปเพื่อประหยัดงบ แต่ในปัจจุบัน ERP ได้ถูกพัฒนาให้ตอบโจทย์ธุรกิจขนาดเล็ก-ขนาดกลางมากขึ้น มีราคาที่ย่อมเยา ซึ่ง nexcloud ERP ก็เป็น ERP ที่พัฒนามาเพื่อธุรกิจ SMEs สามารถเลือกใช้ฟีเจอร์ตามโซลูชั่นธุรกิจได้ เช่น บัญชี การผลิต ค้าส่งค้าปลีก เป็นต้น ซึ่ง ERP บัญชี นี้ เหมาะกับองค์กรที่เริ่มขยายตัวและมีความซับซ้อนมากขึ้น มีข้อมูลจำนวนมาก เริ่มบันทึกย้อนหลังไม่ทันเวลา ต้องจ้างพนักงานเพิ่มเพื่อมาทำสิ่งเดียวกัน งานซ้ำซ้อน ไม่เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งตรงจุดนี้ ERP สามารถช่วยแก้ปัญหาได้