SMEs ไทยโตก้าวกระโดด ด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพบริหาร Workflow

Mar 12, 2020

ประโยชน์ของ ERP ในงานจัดซื้อ และ คลังสินค้า
เนื่องจากประเภทธุรกิจและรูปแบบการดำเนินงานในแต่ละอุตสาหกรรมมีความแตกต่างกัน ไม่ว่าธุรกิจนั้นจะอยู่ในรูปแบบของสินค้าหรือบริการใดก็ตาม แต่ละธุรกิจมักจะมีรายละเอียดที่แตกต่างกันออกไป แน่นอนว่าเป้าหมายของการดำเนินธุรกิจต้องหวังผลกำไร การลดต้นทุนการผลิตและเพิ่มคุณค่าให้กับสินค้าหรือบริการ ซึ่ง Workflow ไม่ได้เป็นแค่ปัจจัยเดียวที่มีอิทธิพลต่อการทำกำไร แต่เป็นส่วนที่องค์กรควรให้ความสำคัญไม่แพ้กัน เพราะยิ่งเราเห็นภาพรวมกระบวนการทำงานขององค์กรมากเท่าไหร่ เราก็จะสามารถออกแบบการทำงานให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุดมากเท่านั้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการจัดเก็บข้อมูลและการจัดลำดับการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ โดยเริ่มตั้งแต่อินพุตหรือทรัพยากรที่มี ไปยังเอาท์พุตที่ได้รับ

ทำไมเราถึงต้องมีการปรับปรุง workflow ในองค์กรหรือธุรกิจ?

  • ภาพรวมธุรกิจ: ทำให้ผู้บริหารสามารถเห็นภาพรวมและลดบางขั้นตอนที่ไม่เกิดประโยชน์ในกระบวนการทำงานออกไป 
  • แผนงานที่ชัดเจน : สามารถวางแผนงานที่ชัดเจนและมั่นใจได้ว่าทุกขั้นตอนจะถูกดำเนินการอย่างสมบูรณ์ โดยผ่านการตรวจสอบในขั้นตอนต่าง ๆ ของ workflow 
  • คำนวณภาระงาน : สำหรับผู้รับผิดชอบโปรเจกต์รู้ได้เลยว่าควรใช้เวลาเท่าไหร่ ดำเนินการถึงขั้นตอนไหน ถ้าตัดสินใจอะไรในขั้นตอนนั้น ๆ ของ workflow แล้วจะส่งผลกระทบอะไรบ้าง รวมถึงการบริหารงานอย่างมีคุณภาพจะทำให้ลดปัญหาคอขวดในองค์กรได้อีกด้วย 
  • การจัดเก็บข้อมูล : เป็นไปอย่างมีระบบ ครบถ้วนและสามารถตรวจสอบสถานะได้ ทำให้ลดภาระงานเอกสารและติดตามเอกสาร ซึ่งนั่นหมายถึงการลดเวลาที่ต้องสูญเสียไป ทำให้มีเวลามากขึ้นสำหรับการทำงานในส่วนอื่น ๆ 
  • มีเวลามากขึ้น : ผู้บริหารสามารถมีเวลามากขึ้นในการสร้างกลยุทธ์และวางแผนธุรกิจ เนื่องจากไม่ต้องมาคอยแก้ไขปัญหาที่ประสบในแต่ละวัน ทำให้องค์กรเติบโตได้มากขึ้นอีกด้วย 
  •  ประหยัดงบประมาณ : ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เนื่องจากการวางระบบการทำงาน (Workflow) ที่ดี เป็นการจัดการให้ทุกอย่างดูง่าย สามารถมองเห็นอุปสรรคได้ในเวลาอันสั้น ไม่ซับซ้อน ลดปัญหาความยุ่งยากในทีม  

เมื่อพูดถึงประโยชน์ของ Workflow ไปแล้ว มาดูขั้นตอนการออกแบบ Workflow เพื่อเพิ่มการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้นภายในทีมกันดีกว่าว่ามีอะไรบ้าง 

ขั้นตอนที่ 1 :  การสร้างทีม  

แผนกต่าง ๆ มีอิทธิพลต่อการขับเคลื่อนองค์กร การสร้างทีมที่แข็งแกร่งจำเป็นต้องมีการแบ่งงานและความรับผิดชอบของบุคคลากรภายในทีมให้ชัดเจน ว่าแต่ละคนในทีมมีความรับผิดชอบอะไร ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยทำให้หัวหน้างานสามารถเห็นความสัมพันธ์และความสำคัญของสมาชิกในทีม เพื่อการพัฒนาศักยภาพทีมต่อไป 

ขั้ตอนที่ 2 : เลือกข้อมูลที่สำคัญ  

ในการดำเนินธุรกิจเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องมีการเก็บข้อมูลต่าง ๆ จึงมีข้อมูลจำนวนมหาศาล เพราะฉะนั้นระบบการจัดเก็บข้อมูลและเลือกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานในแต่ละงานหรือในแต่ละแผนก จะทำให้ผู้ใช้งานมีข้อมูลที่พร้อมสำหรับการทำงานและง่ายต่อการหยิบมาใช้   

ขั้นตอนที่ 3 : ประเมินระบบการทำงาน 

หลังจากสมาชิกในทีมรู้บทบาทและหน้าที่ของแต่ละคนอย่างชัดเจน รวมถึงการเก็บและเรียงข้อมูลอย่างเป็นระบบแล้ว องค์กรสามารถทำแผนผังกระบวนการทำงานภายในองค์กรออกมา สำหรับประเมินกระบวนการทำงานในแต่ละกระบวนการอย่างละเอียด ว่าควรจะปรับหรือพัฒนาตรงกระบวนการไหน หรืออะไรทำให้งานเกิดการล่าช้า เพื่อหาวิธีการแก้ไขปัญหาต่อไป ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้นในเวลาที่น้อยลง

แล้วเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารธุรกิจได้อย่างไรบ้าง

เพื่อจัดการช่องโห่วระหว่างกระบวนการทำงานให้ง่ายขึ้นในเวลาอันสั้น ปัจจุบันมีเทคโนโลยีจำนวนไม่น้อยที่มาช่วยในการบริหารระบบการทำงาน หรือ workflow ขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก กลางและใหญ่ ระบบ  ERP จะเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของ workflow ขององค์กรให้ดีขึ้น ทั้งในเรื่องของการลดขั้นตอนการทำงานแบบ Manual เป็นระบบ Automation การจัดเก็บข้อมูลที่พร้อมต่อการเรียกใช้งาน การวิเคราะห์ข้อมูลของผู้บริโภค สำหรับการวางแผนการตลาดต่อไปในอนาคต

อ่านบทความเพิ่มเติม​

4 เหตุผล ทำไม SMEs ต้องใช้  Fixed Assets Management ในองค์กร

4 เหตุผล ทำไม SMEs ต้องใช้ Fixed Assets Management ในองค์กร

คุณกำลังพบกับปัญหาการบันทึกทรัพย์สิน การตัดค่าเสื่อมราคาและการบันทึกค่าเสื่อมนั้นลงในเอกสารบัญชีและภาษีอากร ที่ทั้งยุ่งยากมีขั้นตอนเยอะและเสียเวลาหรือเปล่า วันนี้ NEXcloud ERP ได้นำบทความ “4 เหตุผล ทำไม SMEs ต้องใช้ Fixed Assets Management ในองค์กร” ซึ่งจะช่วยให้ธุกิจ...

read more
การบันทึกบัญชีรายวัน เพื่อให้ได้งบที่ถูกต้อง

การบันทึกบัญชีรายวัน เพื่อให้ได้งบที่ถูกต้อง

การจัดทำบัญชีเป็นเรื่องที่สำคัญและไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทใดก็ขาดเรื่องของการจัดทำบัญชีไม่ได้ การทำธุรกิจย่อมมีการบันทึกรายวันเพื่อแสดงให้ถึงรายรับ รายจ่ายที่เข้ามาในแต่ละวัน หรือที่เรียกกันว่า การบันทึกบัญชีรายวัน...

read more
3 E-Marketplace เชื่อมต่อแพลตฟอร์มร้านค้าออนไลน์ด้วย ERP

3 E-Marketplace เชื่อมต่อแพลตฟอร์มร้านค้าออนไลน์ด้วย ERP

ร้านค้าออนไลน์ของคุณกำลังเจอปัญหาในการจัดการหลังบ้านอยู่หรือเปล่า? เคยไหม? เมื่อร้านของคุณใหญ่ขึ้น การจัดการทั้งคลังสินค้า การดึงข้อมูลใบสั่งซื้อต่าง ๆ ก็เพิ่มพูนและซับซ้อนมากขึ้น การจัดทำใบกำกับภาษีให้ลูกค้าก็ต้องทำหลายขั้นตอน...

read more
จัดการภาษี วางแผนภาษี สรุปเนื้อหาจากงานสัมมนา “บริหารงานภาษี ติดเครื่อง SMEs ด้วย NEXcloud ERP”

จัดการภาษี วางแผนภาษี สรุปเนื้อหาจากงานสัมมนา “บริหารงานภาษี ติดเครื่อง SMEs ด้วย NEXcloud ERP”

มาแล้วสำหรับการสรุปรวบรวมการ จัดการภาษี วางแผนภาษี โดยเป็นสรุปเนื้อหาจากงานสัมมนา “บริหารงานภาษี ติดเครื่อง SMEs ด้วย NEXcloud ERP”  ไปพบกับสาระดีๆสำหรับชาว SMEs กันเลย 1. เอกสารอะไรบ้างที่ NEXcloud สามารถออก เอกสาร เพื่อช่วยในการ จัดการภาษี  หรือ จัดการ...

read more
ตอบโจทย์ทุกธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานด้วย ระบบ ERP

ตอบโจทย์ทุกธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานด้วย ระบบ ERP

ในสภาวะการตลาดที่มีการแข่งขันสูง ธุรกิจควรปรับตัวด้วยการมองหาโซลูชันหรือเทคโนโลยีต่าง ๆ เพื่อมาใช้ในการบริหารธุรกิจกันมากขึ้น เพื่อเป็นประโยชน์ต่อภาพรวมของธุรกิจคือช่วยอำนวยความสะดวกในเรื่องของการบริหารต่าง ๆ ทั้งด้านกลยุทธ์เกี่ยวกับการขาย การทำงานภายในองค์กร...

read more