Nexcloud ERP

ทางเลือกของ SME ไทย โตอย่างก้าวกระโดดด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพการบริหาร Workflow

Mar 12, 2020

ประโยชน์ของ ERP ในงานจัดซื้อ และ คลังสินค้า
เนื่องจากประเภทธุรกิจและรูปแบบการดำเนินงานในแต่ละอุตสาหกรรมมีความแตกต่างกัน ไม่ว่าธุรกิจนั้นจะอยู่ในรูปแบบของสินค้าหรือบริการใดก็ตาม แต่ละธุรกิจมักจะมีรายละเอียดที่แตกต่างกันออกไป แน่นอนว่าเป้าหมายของการดำเนินธุรกิจต้องหวังผลกำไร การลดต้นทุนการผลิตและเพิ่มคุณค่าให้กับสินค้าหรือบริการ ซึ่ง Workflow ไม่ได้เป็นแค่ปัจจัยเดียวที่มีอิทธิพลต่อการทำกำไร แต่เป็นส่วนที่องค์กรควรให้ความสำคัญไม่แพ้กัน เพราะยิ่งเราเห็นภาพรวมกระบวนการทำงานขององค์กรมากเท่าไหร่ เราก็จะสามารถออกแบบการทำงานให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุดมากเท่านั้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการจัดเก็บข้อมูลและการจัดลำดับการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ โดยเริ่มตั้งแต่อินพุตหรือทรัพยากรที่มี ไปยังเอาท์พุตที่ได้รับ

ทำไมเราถึงต้องมีการปรับปรุง workflow ในองค์กรหรือธุรกิจ?

  • ภาพรวมธุรกิจ: ทำให้ผู้บริหารสามารถเห็นภาพรวมและลดบางขั้นตอนที่ไม่เกิดประโยชน์ในกระบวนการทำงานออกไป 
  • แผนงานที่ชัดเจน : สามารถวางแผนงานที่ชัดเจนและมั่นใจได้ว่าทุกขั้นตอนจะถูกดำเนินการอย่างสมบูรณ์ โดยผ่านการตรวจสอบในขั้นตอนต่าง ๆ ของ workflow 
  • คำนวณภาระงาน : สำหรับผู้รับผิดชอบโปรเจกต์รู้ได้เลยว่าควรใช้เวลาเท่าไหร่ ดำเนินการถึงขั้นตอนไหน ถ้าตัดสินใจอะไรในขั้นตอนนั้น ๆ ของ workflow แล้วจะส่งผลกระทบอะไรบ้าง รวมถึงการบริหารงานอย่างมีคุณภาพจะทำให้ลดปัญหาคอขวดในองค์กรได้อีกด้วย 
  • การจัดเก็บข้อมูล : เป็นไปอย่างมีระบบ ครบถ้วนและสามารถตรวจสอบสถานะได้ ทำให้ลดภาระงานเอกสารและติดตามเอกสาร ซึ่งนั่นหมายถึงการลดเวลาที่ต้องสูญเสียไป ทำให้มีเวลามากขึ้นสำหรับการทำงานในส่วนอื่น ๆ 
  • มีเวลามากขึ้น : ผู้บริหารสามารถมีเวลามากขึ้นในการสร้างกลยุทธ์และวางแผนธุรกิจ เนื่องจากไม่ต้องมาคอยแก้ไขปัญหาที่ประสบในแต่ละวัน ทำให้องค์กรเติบโตได้มากขึ้นอีกด้วย 
  •  ประหยัดงบประมาณ : ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เนื่องจากการวางระบบการทำงาน (Workflow) ที่ดี เป็นการจัดการให้ทุกอย่างดูง่าย สามารถมองเห็นอุปสรรคได้ในเวลาอันสั้น ไม่ซับซ้อน ลดปัญหาความยุ่งยากในทีม  

เมื่อพูดถึงประโยชน์ของ Workflow ไปแล้ว มาดูขั้นตอนการออกแบบ Workflow เพื่อเพิ่มการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้นภายในทีมกันดีกว่าว่ามีอะไรบ้าง 

ขั้นตอนที่ 1 :  การสร้างทีม  

แผนกต่าง ๆ มีอิทธิพลต่อการขับเคลื่อนองค์กร การสร้างทีมที่แข็งแกร่งจำเป็นต้องมีการแบ่งงานและความรับผิดชอบของบุคคลากรภายในทีมให้ชัดเจน ว่าแต่ละคนในทีมมีความรับผิดชอบอะไร ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยทำให้หัวหน้างานสามารถเห็นความสัมพันธ์และความสำคัญของสมาชิกในทีม เพื่อการพัฒนาศักยภาพทีมต่อไป 

ขั้ตอนที่ 2 : เลือกข้อมูลที่สำคัญ  

ในการดำเนินธุรกิจเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องมีการเก็บข้อมูลต่าง ๆ จึงมีข้อมูลจำนวนมหาศาล เพราะฉะนั้นระบบการจัดเก็บข้อมูลและเลือกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานในแต่ละงานหรือในแต่ละแผนก จะทำให้ผู้ใช้งานมีข้อมูลที่พร้อมสำหรับการทำงานและง่ายต่อการหยิบมาใช้   

ขั้นตอนที่ 3 : ประเมินระบบการทำงาน 

หลังจากสมาชิกในทีมรู้บทบาทและหน้าที่ของแต่ละคนอย่างชัดเจน รวมถึงการเก็บและเรียงข้อมูลอย่างเป็นระบบแล้ว องค์กรสามารถทำแผนผังกระบวนการทำงานภายในองค์กรออกมา สำหรับประเมินกระบวนการทำงานในแต่ละกระบวนการอย่างละเอียด ว่าควรจะปรับหรือพัฒนาตรงกระบวนการไหน หรืออะไรทำให้งานเกิดการล่าช้า เพื่อหาวิธีการแก้ไขปัญหาต่อไป ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้นในเวลาที่น้อยลง

แล้วเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารธุรกิจได้อย่างไรบ้าง

เพื่อจัดการช่องโห่วระหว่างกระบวนการทำงานให้ง่ายขึ้นในเวลาอันสั้น ปัจจุบันมีเทคโนโลยีจำนวนไม่น้อยที่มาช่วยในการบริหารระบบการทำงาน หรือ workflow ขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก กลางและใหญ่ ระบบ  ERP จะเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของ workflow ขององค์กรให้ดีขึ้น ทั้งในเรื่องของการลดขั้นตอนการทำงานแบบ Manual เป็นระบบ Automation การจัดเก็บข้อมูลที่พร้อมต่อการเรียกใช้งาน การวิเคราะห์ข้อมูลของผู้บริโภค สำหรับการวางแผนการตลาดต่อไปในอนาคต

อ่านบทความเพิ่มเติม​

รู้จัก 5 เทคโนโลยี กลยุทธ์ธุรกิจ SMEs ติดสปีดให้นำหน้าคู่แข่ง

รู้จัก 5 เทคโนโลยี กลยุทธ์ธุรกิจ SMEs ติดสปีดให้นำหน้าคู่แข่ง

ในยุคดิจิทัลที่การเปลี่ยนแปลงอยางรวดเร็ว การทำธุรกิจจะช้าไม่ได้ จำเป็นต้องมีเครื่องมือที่ดีเข้ามาช่วยในการบริหารธุรกิจ เพื่อเสริมแกร่งให้ธุรกิจแข็งแกร่งและเติบโต พร้อมแข่งขันได้ในอนาคต วันนี้ NEXcloud จะมาแชร์ 5 เทคโนโลยี กลยุทธ์ธุรกิจ SMEs ที่จะมาช่วยติดสปีด SMEs...

read more
5 เหตุผล ทำไมบริษัทต้องใช้ระบบ ERP

5 เหตุผล ทำไมบริษัทต้องใช้ระบบ ERP

ในยุคที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว องค์กรต่าง ๆ จำเป็นต้องปรับตัวให้ทัน และเตรียมพร้อมอยู่เสมอ การบริหารธุรกิจและการทำงานแบบ Manual อาจไม่เพียงพออีกต่อไป นอกจากจะมีโอกาสผิดพลาดสูงแล้ว ยังทำให้การทำงาน และการตัดสินใจต่าง ๆ เกิดความล่าช้าและไม่คล่องตัว...

read more
3 ความท้าทายของ SMEs ในปี 2022

3 ความท้าทายของ SMEs ในปี 2022

ในยุคดิจิทัลที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในการทำงาน ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีและสถานการณ์ต่าง ๆ กระตุ้นให้ธุรกิจนำไปสู่ความเปลี่ยนแปลงที่ต้องเตรียมรับมือ ไม่เว้นแม้กระทั่งธุรกิจ SMEs ที่ต้องพบกับความเปลี่ยนแปลงเช่นเดียวกัน ลองดู 3 ความท้าทายที่ธุรกิจ SMEs ต้องพบในปี 2022...

read more