SMEs ไทยโตก้าวกระโดด ด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพบริหาร Workflow

Mar 12, 2020

ประโยชน์ของ ERP ในงานจัดซื้อ และ คลังสินค้า
เนื่องจากประเภทธุรกิจและรูปแบบการดำเนินงานในแต่ละอุตสาหกรรมมีความแตกต่างกัน ไม่ว่าธุรกิจนั้นจะอยู่ในรูปแบบของสินค้าหรือบริการใดก็ตาม แต่ละธุรกิจมักจะมีรายละเอียดที่แตกต่างกันออกไป แน่นอนว่าเป้าหมายของการดำเนินธุรกิจต้องหวังผลกำไร การลดต้นทุนการผลิตและเพิ่มคุณค่าให้กับสินค้าหรือบริการ ซึ่ง Workflow ไม่ได้เป็นแค่ปัจจัยเดียวที่มีอิทธิพลต่อการทำกำไร แต่เป็นส่วนที่องค์กรควรให้ความสำคัญไม่แพ้กัน เพราะยิ่งเราเห็นภาพรวมกระบวนการทำงานขององค์กรมากเท่าไหร่ เราก็จะสามารถออกแบบการทำงานให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุดมากเท่านั้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการจัดเก็บข้อมูลและการจัดลำดับการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ โดยเริ่มตั้งแต่อินพุตหรือทรัพยากรที่มี ไปยังเอาท์พุตที่ได้รับ

ทำไมเราถึงต้องมีการปรับปรุง workflow ในองค์กรหรือธุรกิจ?

  • ภาพรวมธุรกิจ: ทำให้ผู้บริหารสามารถเห็นภาพรวมและลดบางขั้นตอนที่ไม่เกิดประโยชน์ในกระบวนการทำงานออกไป 
  • แผนงานที่ชัดเจน : สามารถวางแผนงานที่ชัดเจนและมั่นใจได้ว่าทุกขั้นตอนจะถูกดำเนินการอย่างสมบูรณ์ โดยผ่านการตรวจสอบในขั้นตอนต่าง ๆ ของ workflow 
  • คำนวณภาระงาน : สำหรับผู้รับผิดชอบโปรเจกต์รู้ได้เลยว่าควรใช้เวลาเท่าไหร่ ดำเนินการถึงขั้นตอนไหน ถ้าตัดสินใจอะไรในขั้นตอนนั้น ๆ ของ workflow แล้วจะส่งผลกระทบอะไรบ้าง รวมถึงการบริหารงานอย่างมีคุณภาพจะทำให้ลดปัญหาคอขวดในองค์กรได้อีกด้วย 
  • การจัดเก็บข้อมูล : เป็นไปอย่างมีระบบ ครบถ้วนและสามารถตรวจสอบสถานะได้ ทำให้ลดภาระงานเอกสารและติดตามเอกสาร ซึ่งนั่นหมายถึงการลดเวลาที่ต้องสูญเสียไป ทำให้มีเวลามากขึ้นสำหรับการทำงานในส่วนอื่น ๆ 
  • มีเวลามากขึ้น : ผู้บริหารสามารถมีเวลามากขึ้นในการสร้างกลยุทธ์และวางแผนธุรกิจ เนื่องจากไม่ต้องมาคอยแก้ไขปัญหาที่ประสบในแต่ละวัน ทำให้องค์กรเติบโตได้มากขึ้นอีกด้วย 
  •  ประหยัดงบประมาณ : ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เนื่องจากการวางระบบการทำงาน (Workflow) ที่ดี เป็นการจัดการให้ทุกอย่างดูง่าย สามารถมองเห็นอุปสรรคได้ในเวลาอันสั้น ไม่ซับซ้อน ลดปัญหาความยุ่งยากในทีม  

เมื่อพูดถึงประโยชน์ของ Workflow ไปแล้ว มาดูขั้นตอนการออกแบบ Workflow เพื่อเพิ่มการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้นภายในทีมกันดีกว่าว่ามีอะไรบ้าง 

ขั้นตอนที่ 1 :  การสร้างทีม  

แผนกต่าง ๆ มีอิทธิพลต่อการขับเคลื่อนองค์กร การสร้างทีมที่แข็งแกร่งจำเป็นต้องมีการแบ่งงานและความรับผิดชอบของบุคคลากรภายในทีมให้ชัดเจน ว่าแต่ละคนในทีมมีความรับผิดชอบอะไร ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยทำให้หัวหน้างานสามารถเห็นความสัมพันธ์และความสำคัญของสมาชิกในทีม เพื่อการพัฒนาศักยภาพทีมต่อไป 

ขั้ตอนที่ 2 : เลือกข้อมูลที่สำคัญ  

ในการดำเนินธุรกิจเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องมีการเก็บข้อมูลต่าง ๆ จึงมีข้อมูลจำนวนมหาศาล เพราะฉะนั้นระบบการจัดเก็บข้อมูลและเลือกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานในแต่ละงานหรือในแต่ละแผนก จะทำให้ผู้ใช้งานมีข้อมูลที่พร้อมสำหรับการทำงานและง่ายต่อการหยิบมาใช้   

ขั้นตอนที่ 3 : ประเมินระบบการทำงาน 

หลังจากสมาชิกในทีมรู้บทบาทและหน้าที่ของแต่ละคนอย่างชัดเจน รวมถึงการเก็บและเรียงข้อมูลอย่างเป็นระบบแล้ว องค์กรสามารถทำแผนผังกระบวนการทำงานภายในองค์กรออกมา สำหรับประเมินกระบวนการทำงานในแต่ละกระบวนการอย่างละเอียด ว่าควรจะปรับหรือพัฒนาตรงกระบวนการไหน หรืออะไรทำให้งานเกิดการล่าช้า เพื่อหาวิธีการแก้ไขปัญหาต่อไป ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้นในเวลาที่น้อยลง

แล้วเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารธุรกิจได้อย่างไรบ้าง

เพื่อจัดการช่องโห่วระหว่างกระบวนการทำงานให้ง่ายขึ้นในเวลาอันสั้น ปัจจุบันมีเทคโนโลยีจำนวนไม่น้อยที่มาช่วยในการบริหารระบบการทำงาน หรือ workflow ขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก กลางและใหญ่ ระบบ  ERP จะเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของ workflow ขององค์กรให้ดีขึ้น ทั้งในเรื่องของการลดขั้นตอนการทำงานแบบ Manual เป็นระบบ Automation การจัดเก็บข้อมูลที่พร้อมต่อการเรียกใช้งาน การวิเคราะห์ข้อมูลของผู้บริโภค สำหรับการวางแผนการตลาดต่อไปในอนาคต

อ่านบทความเพิ่มเติม​

ตอบโจทย์ทุกธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานด้วย ระบบ ERP

ตอบโจทย์ทุกธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานด้วย ระบบ ERP

ในสภาวะการตลาดที่มีการแข่งขันสูง ธุรกิจควรปรับตัวด้วยการมองหาโซลูชันหรือเทคโนโลยีต่าง ๆ เพื่อมาใช้ในการบริหารธุรกิจกันมากขึ้น เพื่อเป็นประโยชน์ต่อภาพรวมของธุรกิจคือช่วยอำนวยความสะดวกในเรื่องของการบริหารต่าง ๆ ทั้งด้านกลยุทธ์เกี่ยวกับการขาย การทำงานภายในองค์กร...

read more
Bin Location ตัวช่วยบริหารจัดการตำแหน่งสินค้า

Bin Location ตัวช่วยบริหารจัดการตำแหน่งสินค้า

ในการบริหารจัดการคลังสินค้า หากสินค้าในคลังมีจำนวนที่เพิ่มมากขึ้น อาจทำให้เกิดความซับซ้อนและยุ่งยากในการค้นหาสินค้า อีกทั้งยังมีปัญหาเกี่ยวกับการเคลื่อนย้ายสินค้าที่อาจทำให้เกิดความล่าช้า  ทั้งนี้เพื่อช่วยจัดการปัญหาเกี่ยวกับการจัดการคลังสินค้า...

read more
เอาอยู่เรื่องหนี้ ไม่มีคงค้าง

เอาอยู่เรื่องหนี้ ไม่มีคงค้าง

ในการทำธุรกิจหากเจ้าของธุรกิจท่านใดมีปัญหาเรื่องการติดตามหนี้ เรื่องการผิดนัดชำระ หรือยอดหนี้ที่ไม่ตรงกับยอดจริง เพื่อให้สามารถติดตามและตรวจสอบสถานะหนี้ของลูกหนี้ซึ่งกระบวนการในการติดตามหนี้สินอาจมีความซับซ้อนและเป็นปัญหาต่อธุรกิจเช่นกัน...

read more