กระบวนการจัดซื้อคืออะไร

ในกระบวนการจัดซื้อ เพื่อให้สามารถตรวจสอบและรองรับการจัดซื้อที่มีความถูกต้องและมีความชัดเจน และเพื่อไม่ให้เสียโอกาสต่อการดำเนินธุรกิจ จึงต้องมีระบบที่รองรับงานด้านจัดซื้อได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ โดยกระบวนการสั่งซื้อเป็นไปตามความเหมาะสม และเป็นไปตามยอดหรือปริมาณที่ต้องการ จึงจำเป็นต้องมีกระบวนการจัดซื้อที่ครบวงจร โดยครอบคลุมตั้งแต่ขั้นตอนแรกจนถึงขั้นตอนสุดท้ายเพื่อให้สามารถวิเคราะห์และตรวจสอบย้อนหลังได้อีกด้วย

กระบวนการจัดซื้อคือ เอกสารที่เกี่ยวข้องต่างๆที่สำคัญและจำเป็นต้องใช้ เพื่อเป็นหลักฐานและข้อตกลงในการจัดซื้อ โดยในใบสั่งซื้อระบุว่าผู้ซื้อต้องการซื้ออะไรและต้องการรับจำนวนเท่าใด ข้อตกลงเหล่านี้ช่วยให้ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายสามารถทำธุรกรรมกันอย่างง่ายดาย กล่าวอีกอย่างคือใบสั่งซื้อเป็นประโยชน์สำหรับทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย การออกใบสั่งซื้อทำให้ธุรกิจสามารถระบุได้ว่าสินค้าและบริการใดที่ต้องการและเมื่อใดที่จำเป็นต้องใช้ ช่วยให้การดำเนินธุรกิจมีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบ นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ขายมั่นใจได้ว่าจะสามารถจัดหาสินค้าและบริการที่ร้องขอได้ก่อนที่จะดำเนินการตามข้อตกลง โดยให้เวลาผู้ซื้อในการวางแผนตามนั้น นอกจากนี้ ใบสั่งซื้อสามารถช่วยให้ผู้ซื้อและผู้ขายรักษาบันทึกที่ถูกต้องและมีรายละเอียดสำหรับการตรวจสอบและงบการเงิน

ความสำคัญเกี่ยวกับกระบวนการการจัดซื้อคือ

1.) สนันสนุนการดำเนินงานบริษัทเพื่อให้มีความต่อเนื่องในด้านเกี่ยวกับวัสดุและการบริการ
2.) การหาราคาที่คุ้มค่าที่สุดในการทำการจัดซื้อให้เหมาะสมกับราคาที่ต้องจ่ายไป ประกอบกับวัสดุหรือบริการที่จัดซื้อต้องมีมาตรฐานต่อการนำมาใช้งาน
3.) เก็บรักษาสินค้าหรือบริการให้มีประสิทธิภาพสูงสุดเพื่อให้คุ้มค่ากับราคาที่ต้องจ่ายและป้องกันการซื้อซ้ำ
4.) สร้างแหล่งขายสินค้าที่เชื่อถือได้ไว้เป็นแหล่งสำรองในการจัดหาวัสดุและบริการ
5.) รักษาฐานะการแข่งขันให้กับบริษัท
6.) เป็นมิตรที่ดีกับผู้ขายสินค้าเพื่อเป็นประโยชน์เกี่ยวกับการเจรจาเพื่อให้ได้ข้อตกลงที่ดีที่สุดทั้งในเรื่องของราคาและการบริการ
7.) ปรึกษากับแผนกอื่นๆในองค์กรเพื่อให้ทราบถึงสิ่งที่ต้องการเกี่ยวกับและวัสดุบริการ
8.) สร้างความมั่นใจให้กับฝ่ายจัดซื้อ โดยการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรเพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

NEXcloud ERP กับระบบการจัดซื้อ

กระบวนการจัดซื้อถือเป็นกระบวนการที่มีความซ้ำซ้อน และมีข้อกำหนดอยู่หลายอย่าง เพื่อให้กระบวนการจัดซื้อสามารถดำเนินการได้ตามตรงเป้าหมายที่กำหนด จะทำให้สามารถควบคุมงบประมาณและตรวจสอบสถานะเกี่ยวกับในขั้นตอนต่างๆได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. การจัดทำใบขอซื้อ
   เมื่อองค์กรหรือหน่วยงานมีความต้องการบอกในการจัดซื้อ จะมีเอกสารที่ใช้ในการจัดซื้อโดยแจ้งถึงจุดประสงค์ที่ต้องการซื้อ และบอกถึงความต้องการในการจัดซื้อ ว่าต้องการอะไร สินค้าหรือบริการคืออะไร โดยระบุสิ่งที่ต้องการซื้ออย่างชัดเจน หลังจากนั้นจึงจัดทำเอกสารเพื่อขออนุมัติก่อนสู่ขั้นตอนถัดไป
   NEXcloud ERP มีฟังก์ชัน PR หรือ purchase requisition ที่สามารถช่วยในเรื่องของเอกสารใบขอซื้อสินค้าที่ออกโดยบุคคลในองค์กรหรือหน่วยงาน ซึ่งมีรายละเอียดสำคัญที่ครบถ้วนเช่น แผนกที่ทำการขอซื้อ วันที่ในการขอซื้อ รายละเอียดสินค้าหรือบริการที่ต้องการซื้ออาจรวมถึงราคาเพื่อส่งให้ฝ่ายจัดซื้ออนุมัติ
   
   2. การจัดทำใบสั่งซื้อ
   หลังจากที่ได้เอกสารใบขอซื้อมาแล้ว แผนกจัดซื้อจะทำการตรวจสอบเกี่ยวกับรายการต่างๆ หากเอกสารผ่านการอนุมัติ ก็จะออกเอกสารให้กับผู้ขายสินค้าหรือบริการ แจ้งให้ทราบเกี่ยวกับรายละเอียดการซื้อสินค้าและบริการว่าคืออะไรรวมถึงราคาของสินค้าและบริการ และข้อตกลงเงื่อนไขต่างๆ หากเกิดปัญหาขึ้นในระหว่างขั้นตอนการจัดซื้อ
   NEXcloud ERP มีฟังก์ชัน PO หรือ purchase order ที่สามารถช่วยในเรื่องของเอกสารใบสั่งซื้อสินค้า ซึ่งเป็นเอกสารข้อตกลงหรือสัญญาเชิงพาณิชย์ ซึ่งออกโดยฝ่ายจัดซื้อขององค์กรหรือหน่วยงานนั้น โดยสามารถช่วยลดปัญหาของเลขภาษีระหว่างบริษัทผู้สั่งซื้อและบริษัทผู้สั่งขายได้ พร้อมทั้งตรวจสอบรายละเอียดและส่งให้ Supplier เพื่อสั่งซื้อสินค้าต่อไป
   
   3. การจัดทำใบรับสินค้า
   หากองค์กรหรือหน่วยงานได้รับสินค้าหรือบริการแล้ว จะมีใบเอกสารที่ช่วยตรวจสอบและยืนยันสินค้า ซึ่งจะต้องตรวจสอบทั้งรายการและจำนวนให้ตรงกับยอดที่กำหนด รวมถึงตรวจสอบข้อมูลในใบส่งสินค้าของผู้จำหน่ายว่าตรงกันหรือไม่
   NEXcloud ERP มีฟังก์ชัน GRPO ที่สามารถออกใบรับสินค้าเพื่อช่วยตรวจสอบสินค้าและบริการก่อนรับเข้าคลัง ทำให้สามารถช่วยบันทึกการจัดส่งของ Supplier และเปรียบเทียบกับสิ่งที่ได้รับเพื่อช่วยในการคำนวณค่าใช้จ่าย และสุดท้ายคือการลงลายมือชื่อยืนยันการรับสินค้า เพื่อเป็นหลักฐานการรับสินค้าในกระบวนการจัดซื้อ

4. การจัดทำใบส่งคืนสินค้า
ในกรณีที่สินค้าหรือบริการเกิดความเสียหายหรือมีข้อผิดพลาด เช่น คุณภาพของสินค้าหรือบริการไม่ได้ตรงตามกำหนด หรือ สินค้าชำรุดเสียหายในระหว่างขนส่ง เป็นต้น โดยจะต้องแจ้งให้ผู้ขายรับทราบและส่งสินค้ากลับคืนหลังจากตามที่ตกลงหรือข้อกำหนดต่างๆไว้
NEXcloud ERP มีฟังก์ชัน Goods Return เพื่อช่วยในขั้นตอนของการจัดทำเอกสารส่งคืนสินค้า โดยเริ่มตั้งแต่การที่องค์กรหรือหน่วยงานตรวจสอบและมั่นใจว่าสินค้าหรือบริการมีความเสียหายหรือเกิดข้อผิดพลาด จึงทำการส่งคืนสินค้า ซึ่งสามารถทำได้ง่ายโดยภายในเอกสารประกอบด้วยข้อมูลต่างๆที่เกี่ยวข้องเช่น บัญชีลูกค้า ที่อยู่ในการจัดส่ง วันที่สามารถส่งคืนสินค้า ไซซ์หรือคลังสินค้าที่ได้รับผลิตภัณฑ์ที่ส่งคืน เลขรหัสภาษี เป็นต้น

จากภาพรวมของกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดจะเห็นได้ว่ามีขั้นตอนที่ซับซ้อนและมีเอกสารสำคัญที่จำเป็นหลายอย่าง ดังนั้นในการที่จะลดความยุ่งยากและจัดทำเอกสารให้สะดวกขึ้น ระบบ NEXcloud ERP มีฟังก์ชันที่ช่วยเรื่องของการจัดซื้อให้เป็นไปอย่างง่ายดายทั้งในเรื่องของการทำเอกสาร PR หรือ purchase requisition , เอกสาร PO หรือ purchase order , เอกสาร GRPO และเอกสาร Goods Return พร้อมช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการจัดซื้อได้อย่างเป็นระบบ

NEXcloud ERP  โซลูชันบริหารธุรกิจบนคลาวด์ เป็นระบบ ERP ที่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม โดยมี SAP Business One ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์มาตรฐานระดับโลกเป็นกลไกหลักในการทำงานมีเทมเพลตธุรกิจที่สามารถเลือกแพ็กเกจได้ตามความเหมาะสมของธุรกิจ ค่าใช้จ่ายตามการใช้งานจริงในลักษณะ Subscription Model ไม่มีค่าฮาร์ดแวร์ ไม่มีค่าดูแลระบบ และไม่มีค่าอัปเดต ช่วยให้ควบคุมต้นทุนได้ ออกแบบมาเพื่อธุรกิจ SMEs โดยเฉพาะ ออกแบบ ดูแล และวางระบบธุรกิจ โดย NEXUS บริษัทที่ปรึกษาโซลูชันธุรกิจ ที่มีประสบการณ์มากกว่า 23 ปี และเชี่ยวชาญมากกว่า 10 อุตสาหกรรม

NEXcloud ERP ระบบบริหารจัดการธุรกิจบนคลาวด์ เชื่อมต่อกระบวนการทำงานของหน่วยงานต่างๆในองค์กรของคุณ ให้อยู่ภายใต้แพลตฟอร์มเดียวกันอย่างลงตัว ตอบโจทย์รูปแบบธุรกิจไทย ทั้งโปรแกรมภาษี การวางบิล การจัดการเช็ค และการทำธุรกรรมทางการเงินต่างๆ มาพร้อมชุดแบบฟอร์มเอกสารรายงาน และแดชบอร์ดวิเคราะห์ข้อมูลอัจฉริยะ ช่วยการตัดสินใจและบริหารธุรกิจของคุณ

ลงทะเบียนทดลองใช้งานระบบ NEXcloud ERP 15 วัน