ธุรกิจ SMEs ของคุณกำลังพบปัญหาเหล่านี้อยู่หรือเปล่า? ต้องใช้ Project Management ไม่ว่าจะเป็นปัญหาคนในทีมทำงานไม่เป็นระบบ งานล้นมือจนลำดับไม่ถูกว่าต้องทำงานไหนก่อนหลัง หรือปัญหาการติดตามงานในลูปที่ไม่รู้ว่าถึงขั้นตอนไหนแล้ว สุดท้ายต้องมาปั่นกันตอนใกล้ครบกำหนด หรือเลยกำหนดแล้วถึงมารู้ตัว ปวดหัวกันไปตาม ๆ กัน แต่ปัญหาเหล่านี้จะหมดไปถ้าธุรกิจของคุณมีเครื่องมือที่ดี Project Mangement Tools ที่ดี ในบทความ “5 ผลลัพธ์สุดทึ่ง ทำไม SMEs ต้องใช้  Project Management” นี้จะนำคุณไปสู่กระบวนการแก้ปัญหาที่ตรงจุด เริ่มจาก…

– Project Management Tools คืออะไร? ทำไมถึงทำให้ผลลัพธ์งานออกมาดีขึ้น

– 5 ผลลัพธ์สุดทึ่ง ทำไม SMEs ต้องใช้ Project Management Tools

Project Management Tools คืออะไร? ทำไมถึงทำให้ผลลัพธ์งานออกมาดีขึ้น

Project Management Tools คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้การบริหารจัดการโครงการหรือโปรเจกต์ต่าง ๆ ภายในองค์กร ตั้งแต่ระดับทีม, แผนก และองค์กร โดยควบคุมให้โปรเจกต์นั้น ๆ ดำเนินได้อย่างราบรื่นมากขึ้นทั้งด้านทรัพยากร บุคลากร และเวลา อธิบายให้เข้าใจได้ง่าย ๆ ก็คือ Project Management Tools ในระบบ ERP นี้ เป็นระบบที่ช่วยบริหารจัดการโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนโครงการสิ้นสุด ที่จะมีส่วนการกำหนดระยะเวลาโครงการ กำหนดขั้นตอนการดำเนินการและ Tasks ย่อย ๆ ที่ใช้ในโปรเจกต์ ความคืบหน้าในแต่ละ Tasks มีส่วนให้ระบุว่าระหว่างการทำงานมีปัญหาหรือ issues ใดเกิดขึ้นบ้าง เพื่อให้ระดมความคิดกันเพื่อใช้ติดตามและแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้ นอกจากนี้ยังมีส่วนของการติดตามงานเพื่อให้หัวหน้างานสามารถทราบว่างานอยู่ในขั้นตอนใดแล้ว ผลลัพธ์ที่ออกมามีประสิทธิภาพและอยู่ภายในกรอบเวลาที่กำหนดไว้หรือเปล่า ภายใต้การประเมินในส่วนการสรุปในรูปแบบของ Gantt Chart กราฟ และรูปแบบการสรุปอื่น ๆ 

ในด้านของผลลัพธ์นั้น แน่นอนว่าเมื่อมีการติดตามอย่างเป็นระบบแล้วจะทำให้สามารถมองเห็นภาพรวมของโปรเจกต์ และทำให้สามารถวางแผนอย่างเป็นระบบ ทั้งยังเกิดข้อผิดพลาดที่น้อยที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการทำให้การทำ Project Planning ที่ง่ายและเร็วขึ้น ทำให้การประสานงานในทีมสะดวก เป็นระบบ และลดระยะเวลาลง ทำให้แชร์ Resources และ Data กันในทีมได้ง่ายขึ้นผ่านซอฟต์แวร์ตัวกลาง ทำให้ Workflow งานง่ายและลื่นไหล ทั้งยังช่วยให้ควบคุม Quality และ Performance ได้ตามที่ตั้งมาตรฐานหรือตาม KPIs ที่ตั้งไว้

5 ผลลัพธ์สุดทึ่ง ทำไม SMEs ต้องใช้ Project Management Tools

เปลี่ยนการทำ Project Planning ให้รวดเร็วและง่ายขึ้น

การวางแผนโครงการ หรือ Project Planning เป็นขั้นตอนแรก ๆ และขั้นตอนที่สำคัญมากที่สุดขั้นหนึ่ง เพราะการจะทำโครงการหนึ่งโครงการนั้นมี Tasks ย่อย ๆ มากมาย ที่ต้องอาศัยบุคคลากร ทรัพยากร และเวลา กว่างานจะสำเร็จ โดยปกติถ้าไม่ใช้เครื่องมือช่วยขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่ต้องใช้เวลาพอสมควร เพราะต้องมาไล่ลำดับ Tasks ทั้งหมดที่เป็นส่วนย่อยในโปรเจกต์นั้น ๆ แล้วจัดให้สอดคล้องกับในทีมที่มีทักษะเหมาะสม และกำหนดระยะเวลาที่สมควรกับ Task นั้น ๆ แต่การนำ  Tools มาใช้จะช่วยจัดลำดับ และลดระยะเวลาการทำ Project Planning ไปได้มาก ทั้งยังสามารถทำ Template ของ Project ที่ทำซ้ำ ๆ กันไว้ได้ เมื่อจะใช้จริงเพียงแค่ Duplicate Template นั้นออกมาทำให้ประหยัดเวลาในการทำไปได้อย่างมาก

เปลี่ยน Team Collaboration ให้เป็นเรื่องง่าย เสริมทัพทีมแกร่ง! 

เมื่อเกิดโปรเจกต์งานขึ้นมา การทำงานร่วมกันหรือ Team Collaboration เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ยิ่งโปรเจกต์ใหญ่ก็ยิ่งมีคนเพิ่มมากขึ้น ยิ่งคนมากขึ้นก็ยิ่งยากต่อการควบคุมคุณภาพงานและต่อการสื่อสารเพื่อส่งต่องาน Task Management ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งใน Project Management Tools จะเข้ามาช่วยจัดการปัญหาเหล่านี้ได้ ด้วยเป็นการรวม Tasks ทั้งหมดไว้ในที่เดียว ทั้งยังแสดง Status ของงานว่าถึงขั้นตอนใดแล้ว ติดอยู่ที่ส่วนไหน ทำให้รู้ว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบ Tasks ใดบ้าง ซึ่งมีส่วนช่วยอย่างมากในการติดตามงานไม่ให้ล่าช้า ตกหล่น หรือไปกองอยู่ที่ใครคนใดคนหนึ่ง และทำให้คนในทีมตระหนักรู้ถึงความรับผิดชอบของตนเอง ผลลัพธ์คือ Productivity ของทีมดีขึ้น และลดเวลาในการติดตามประสานงานลงได้อย่างมากทำให้มีเวลาไปทำสิ่งที่มีประโยชน์เพิ่มได้อีกมหาศาล

รวม Resources & Data ให้อยู่ในที่เดียว ลดความยุ่งยากและป้องกันการสูญหาย

ในการบริหารจัดการโครงการซักโครงการหนึ่ง ต้องมี Tasks ย่อย ๆ ที่ต้องจัดการและผลลัพธ์ก็จะออกมาในรูปของชิ้นงาน เอกสาร หรืออื่น ๆ รวมถึงต้องมี Resources ต่าง ๆ เช่น ไฟล์อัลบั้มรูป ไฟล์เอกสารข้อมูล ที่ต้องมีศูนย์รวมเพื่อให้ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงได้ร่วมกัน เหล่านี้หากไม่มีเครื่องมือช่วยในการจัดเก็บ อาจมีปัญหาในการเข้าถึงจนทำให้งานล่าช้า หรือหากเป็นเอกสารสำคัญและเกิดการสูญหายอาจถึงขั้นไม่สามารถเดินงานต่อได้เลย ปัญหาเหล่านี้เป็นปัญหาที่ถ้าเกิดขึ้นแล้วจะส่งผลกระทบที่วัดเป็นตัวเงินที่สูง แต่สามารถแก้ไขและจัดระบบได้ง่าย ๆ ด้วย Task Management  ซึ่งมีค่าใช้จ่ายที่น้อยมากเมื่อเทียบกับการจัดการระบบงานทั้งระบบ

พัฒนา Workflow ให้ราบรื่น ลดเวลาดำเนินการทั้งระบบ

จากในส่วนข้อที่ผ่านมา ผลลัพธ์จากงานในแต่ละ Tasks สำเร็จแล้ว ต้องมีการอนุมัติต่อในขั้นต่อไป ในส่วนนี้ระบบแบบเดิมต้องมีการเดินเอกสารไปตามแผนกต่าง ๆ เพื่อรอการอนุมัติในแต่ละขั้นหลายต่อหลายขั้นตอนจนกว่าจะจบลูปของโครงการนั้น ๆ แต่เมื่อมีระบบ Workflow เข้ามา จะเป็นการช่วยลดความยุ่งยากและช่วยลดระยะเวลาในการดำเนินเรื่องได้ จากการรวมเอกสารทั้งหมดในลูปไว้และสร้าง Flow เพื่อการอนุมัติขึ้นมาทั้งหมดบนตัวซอฟต์แวร์ นี้

ควบคุม Quality และ Performance ของโปรเจกต์ได้ตาม Standard 

ในหัวข้อที่แล้ว ๆ มามีการเกริ่นถึงการใช้ Task Management ภายในองค์กรมาพอสมควร ซึ่งนอกจากฟังก์ชันต่าง ๆ ที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ใน Tools ตัวนี้ยังมีฟังก์ชันในการตั้งกรอบเวลาและจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละ Tasks ได้ ซึ่งสามารถช่วยควบคุมและเตือนคนในทีมให้ทำงานเร็วขึ้นอย่างตรง Piority ทั้งยังมีส่วนช่วยในการเพิ่ม Quality ของงาน และส่งเสริม Performance ของคนในทีมได้เป็นอย่างดี 

สรุปแล้ว NEXcloudERP จะช่วยได้อย่างไร

เพื่อจะยกระดับองค์กรให้มีมาตรฐาน การจัดการทรัพยากร คน เวลา เป็นสิ่งสำคัญ  เป็นเครื่องมือที่ช่วยในส่วนนี้ได้ ให้ NEXcloud ERP เป็นผู้ช่วยองค์กรของคุณ ไม่ใช่เพียงแค่เครื่องมือ เท่านั้นแต่ NEXcloud ERP ยังมี Add-on ตัวอื่น ๆ ที่ช่วยยกระดับองค์กรของคุณได้ ทั้ง Chart of Account Change, CRM Opportunity, Fixed Asset, Budget, Service Warranty,  E-Marketplace Integration และ Enhancement ตามความต้องการของลูกค้า ทั้งหมดนี้จะยกระดับองค์กรของคุณให้เหนือกว่าคู่แข่งในระดับเดียวกันได้อย่างแน่นอน

NEXcloud ERP  โซลูชันบริหารธุรกิจบนคลาวด์ เป็นระบบ ERP ที่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม

โดยมี SAP Business One ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์มาตรฐานระดับโลกเป็นกลไกหลักในการทำงานมีเทมเพลตธุรกิจที่สามารถเลือกแพ็กเกจได้ตามความเหมาะสมของธุรกิจ ค่าใช้จ่ายตามการใช้งานจริงในลักษณะ Subscription Model ไม่มีค่าฮาร์ดแวร์ ไม่มีค่าดูแลระบบ และไม่มีค่าอัปเดต ช่วยให้ควบคุมต้นทุนได้ ออกแบบมาเพื่อธุรกิจ SMEs โดยเฉพาะ ออกแบบ ดูแล และวางระบบธุรกิจ โดย NEXUS บริษัทที่ปรึกษาโซลูชันธุรกิจ ที่มีประสบการณ์มากกว่า 23 ปี และเชี่ยวชาญมากกว่า 10 อุตสาหกรรม

NEXcloud ERP ระบบบริหารจัดการธุรกิจบนคลาวด์

เชื่อมต่อกระบวนการทำงานของหน่วยงานต่างๆในองค์กรของคุณ ให้อยู่ภายใต้แพลตฟอร์มเดียวกันอย่างลงตัว ตอบโจทย์รูปแบบธุรกิจไทย ทั้งโปรแกรมภาษี การวางบิล การจัดการเช็ค และการทำธุรกรรมทางการเงินต่างๆ มาพร้อมชุดแบบฟอร์มเอกสารรายงาน และแดชบอร์ดวิเคราะห์ข้อมูลอัจฉริยะ ช่วยการตัดสินใจและบริหารธุรกิจของคุณ

สนใจระบบ ERP ซอฟต์แวร์ธุรกิจ #ปรึกษาฟรี!
☎️ โทร :  0800707196
📲 Line Official Account : @NEXcloudERP
📣 FB : NEXcloud solution ​
💻 เว็บไซต์ : https://nexcloudsolution.com
📧 อีเมล : Mkt.th@nexus-sr.com

References :
–https://workplus.co.th/project-management-erp/
–https://mdsoft.co.th/%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%A1%E0%B8%A3%E0%B8%B9%E0%B9%89/780-erp-project.html
–https://thegrowthmaster.com/blog/5-reasons-why-project-management-tool-is-important#:~:text=Project%20Management%20%E0%B8%AB%E0%B8%A3%E0%B8%B7%E0%B8%AD%20Task%20Management,%E0%B8%9A%E0%B8%B8%E0%B8%84%E0%B8%A5%E0%B8%B2%E0%B8%81%E0%B8%A3%2C%20%E0%B9%81%E0%B8%A5%E0%B8%B0%E0%B8%84%E0%B9%88%E0%B8%B2%E0%B9%83%E0%B8%8A%E0%B9%89%E0%B8%88%E0%B9%88%E0%B8%B2%E0%B8%A2